Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 04/10/2022

Bạn dựa bao nhiêu vào việc tìm kiếm các tệp và thư mục phù hợp? Tôi đã gặp rất nhiều người lạc quan tin rằng tìm kiếm đủ tốt để luôn có được các tệp phù hợp trong vài giây. Sự lạc quan mất dần sau một vài năm khi mọi người tích lũy nhiều thứ kỹ thuật số hơn trí óc của họ có thể nhớ. Vì vậy, hãy để tôi chia sẻ với bạn cách dễ nhất và hiệu quả nhất để nhanh chóng dọn dẹp tệp của bạn.

Tôi đã viết về chiến lược này nhiều lần. Nó hoạt động để dọn dẹp bộ nhớ trực tuyến của bạn, cũng như dọn dẹp tài khoản email, bộ nhớ cục bộ và thậm chí các tệp giấy như tài liệu gia đình (mà bạn cũng nên số hóa). Tôi đã sử dụng nó một cách đáng tin cậy trong gần hai thập kỷ và nó chưa bao giờ khiến tôi thất vọng.

Ở cuối bài viết, tôi có một vài lời về những gì làm cho hệ thống này hoạt động. Nhưng hãy để tôi bắt đầu kinh doanh và cho bạn thấy nó là gì và làm như thế nào.

1. Tạo một thư mục và đặt tên cho năm hiện tại.

Đầu tiên, hãy tạo một thư mục và đặt tên là “2022” hoặc bất kỳ năm hiện tại nào. Thư mục này phải ở cấp cao nhất trong tổ chức của bạn. Ví dụ, trong Dropbox, hãy đặt thư mục mới này trực tiếp vào thư mục Dropbox của bạn. Trong GoogleDrive, hãy đặt nó vào Drive của tôi. Trong OneDrive, hãy đặt nó vào Tệp của tôi.

Đối với phương pháp tổ chức này, OneDrive có lẽ là hệ thống cồng kềnh nhất để làm việc, nhưng tôi có một vài mẹo bổ sung cho người dùng OneDrive mà tôi sẽ đề cập ở phần cuối. Tương tự, người dùng Google Drive sẽ thấy rằng họ cần một vài gợi ý duy nhất liên quan đến việc dọn dẹp các tệp đã được chia sẻ với họ. Tôi sẽ đề cập đến những điểm này sau một chút.

2. Tạo một thư mục và đặt tên là “_Inbox”.

Tạo một thư mục thứ hai và đặt tên là “_Inbox”. Đặt thư mục mới này ngang hàng với thư mục 2022 của bạn để chúng xuất hiện bên cạnh nhau. Gạch chân làm cho thư mục xuất hiện ở đầu danh sách khi các thư mục được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Hệ thống thư mục dựa trên năm trong OneDrive với một thư mục ở trên cùng có tên _ Hộp thư đến.

(Ảnh: MoiNhat.Net)

3. Di chuyển các tệp đang hoạt động và gần đây vào các thư mục bạn vừa tạo

Bước tiếp theo là xác định các tệp đang hoạt động của bạn, đó là những tệp bạn mở hoặc làm việc trên ít nhất một lần một tháng. Đặt các tệp này vào thư mục _Inbox.

Xác định các tệp khác mà bạn đã làm trong năm nay và chuyển chúng vào thư mục của năm hiện tại. Một số ví dụ điển hình là những bức ảnh bạn chụp vào năm 2022. Chọn tất cả và chuyển chúng vào thư mục 2022.

Lý do để thực hiện các bước này (sắp xếp các tệp trong thư mục _Inbox và 2022) cùng một lúc là bạn sẽ luôn tìm thấy một số tệp không phù hợp với một trong hai danh mục. Ví dụ: bạn có thể có các bản sao kỹ thuật số của tờ khai thuế sau khi nộp đơn sẽ được đặt trong thư mục 2022, nhưng bạn có thể cần truy cập lại các tệp đó trước cuối năm, trong trường hợp đó chúng thuộc thư mục _Inbox. .

Đừng lo lắng về nó quá nhiều. Hãy đưa ra quyết định và đừng do dự. Bằng cách sử dụng hệ thống này, bạn đã giảm số lượng vị trí một tệp có thể xuống còn hai. Nó là rất tốt.

4. Làm thư mục cho những năm khác

Bước tiếp theo là tạo một số thư mục bổ sung cho năm như 2021, 2020, 2019, v.v.

Bạn phải quay lại bao xa? Tùy thuộc vào số lượng tệp bạn có trên hệ thống lưu trữ trực tuyến của mình, bạn có thể muốn dừng lại sau một vài năm và sau đó tạo một thư mục có tên như “2015 trở lên”. Ví dụ: thư mục cũ nhất của tôi có tên “2005-OLDER”.

Đừng gọi nó là “Cũ hơn năm 2015”. Thay vào đó, hãy để năm ở đầu tên để tất cả các thư mục của bạn xuất hiện theo thứ tự thời gian khi được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

5. Di chuyển các tệp cũ sang các thư mục thích hợp

Từ bây giờ, thật dễ dàng để sắp xếp tất cả các tệp của bạn theo ngày và chuyển chúng vào thư mục năm thích hợp. Một lần nữa, đừng lạm dụng nó nếu bạn có các tệp có khả năng nằm trong nhiều thư mục. Bây giờ chỉ cần đặt chúng vào một thư mục. Bạn có thể tùy chỉnh nó sau.

6. Tổ chức sâu hơn một cấp với các thư mục con

Bạn có thể dừng lại ở đây nếu muốn, giờ đây các tệp của bạn ít nhất đã được chia thành các thư mục theo năm. Hoặc bạn có thể tổ chức một lớp sâu hơn với nhiều thư mục con.

Trong bất kỳ thư mục nào trong năm, bạn có thể tạo một số thư mục con với tên thân thiện. Vài ví dụ:

Lưu ý rằng đối với mỗi thư mục con, tôi cũng bao gồm năm trong tiêu đề. Điều này để nếu bạn vô tình di chuyển một thư mục con đến sai vị trí, nó sẽ được nhận thấy ngay lập tức và dễ dàng sửa chữa.

7. Di chuyển các tệp vào thư mục con thích hợp

Bây giờ tất cả những gì bạn phải làm là di chuyển các tệp vào các thư mục con tương ứng của chúng. Bạn có thể thực hiện ngay bước này hoặc lưu lại khi có nhiều thời gian. Không cần thiết phải di chuyển tệp vào các thư mục con, nhưng tùy thuộc vào số lượng tệp bạn có ở bất kỳ đâu, điều này có thể làm cho tệp của bạn có tổ chức hơn.

Và đó là điểm chính!

Tôi đã gợi ý trước đó rằng Microsoft OneDrive đặt ra một số vấn đề khi sử dụng hệ thống này để tổ chức tệp và thư mục. Vấn đề là Microsoft đặt tệp trong các thư mục theo mặc định, tùy thuộc vào ứng dụng bạn đã sử dụng để tạo tệp. Ví dụ: một số lượng lớn tệp của bạn có thể đã nằm trong các thư mục Tài liệu, Bộ nhớ của tôi và Ảnh.

Đây là những gì tôi đề xuất trong trường hợp này:

Được giới thiệu bởi các biên tập viên của chúng tôi

  • Chỉ cần tạo các thư mục năm trong các thư mục con

  • Chưa tạo một thư mục cho năm hiện tại

  • Không tạo thư mục _Inbox

  • Di chuyển tất cả các tệp bạn đã hoàn thành ít nhiều vào thư mục năm thích hợp.

  • Giữ tất cả các tệp đang hoạt động của bạn trong thư mục mẹ, ngay tại vị trí của chúng.

Trong vài tháng nữa, khi chúng ta thoải mái ở năm 2023 trở lên, bạn có thể tạo một thư mục 2022 và chuyển một vài tệp vào đó. Hiện tại, phương pháp ít khó hiểu nhất là giữ các tệp đang hoạt động của bạn ở vị trí của chúng và ẩn phần còn lại ở nơi chúng có thể dễ dàng tìm thấy.

Ngoài ra, hãy xem các mẹo của chúng tôi về cách quản lý ảnh trên OneDrive và cách quản lý, đồng bộ hóa và chia sẻ tệp trên OneDrive.

Nếu bạn đang sử dụng Google Drive, tất cả các bước tôi mô tả ban đầu đều hoạt động tốt. Nhưng bạn có thể gặp một vấn đề khác: một loạt các tệp mà người khác đã chia sẻ với bạn.

Nếu bạn từng cố gắng giải phóng dung lượng trên Google Drive, chắc chắn bạn sẽ gặp phải các tệp đã được chia sẻ với bạn vì chúng thường chiếm nhiều dung lượng một cách bất ngờ, khiến chúng dễ bị xóa.

Bạn nên tổ chức những thứ bạn muốn giữ lại như thế nào?

  • Đi đến chia sẻ với tôi

  • Duyệt qua đống tệp và chọn một (hoặc nhiều) mà bạn muốn xóa thay vì sắp xếp

  • Nhấp chuột phải và chọn Xóa bỏ

  • Đối với bất kỳ tệp nào bạn muốn lưu và sắp xếp, hãy nhấp chuột phải vào tệp đó và chọn Thêm lối tắt vào Drive hoặc Tạo một bản saovà chọn thư mục mà bạn sẽ lưu nó

Xóa các tệp được chia sẻ với tôi trong Google Drive

(Ảnh: MoiNhat.Net)

Tại sao hệ thống này hoạt động?

Tại sao hệ thống này hoạt động? Đầu tiên, bạn không thể sai tuổi. Mỗi tệp được tạo hoặc hoạt động trong một năm cụ thể và nếu không, bạn luôn có thể đặt tệp đó vào hộp thư đến của mình.. Bạn thậm chí có thể tạo một thư mục con trong hộp thư đến của mình cho các tài liệu thường xanh cụ thể hơn như:

Điều tương tự cũng xảy ra với việc tạo các thư mục con trong các thư mục của năm bạn, như đã đề cập. Hãy tiếp tục và tạo các thư mục con mà tôi đã đề cập trước đó cho ảnh, thuế, tệp công việc và bất kỳ thứ gì khác có ý nghĩa với bạn.

Một lý do khác tại sao hệ thống này rất hiệu quả là bạn không phải suy nghĩ nhiều để bắt đầu. Bạn không phải đưa ra nhiều quyết định về việc đặt cái gì ở đâu và chọn tên thư mục nào. Những quyết định này đã được thực hiện cho bạn. Và bạn có thể thêm từng chút một vào hệ thống, tạo thêm các thư mục con khi cần thiết. Ví dụ: trong thư mục “Ảnh 2022”, bạn có thể có ảnh “Đám cưới của Meg 2022” và “Ảnh tốt nghiệp của David 2022”.

Dọn dẹp cuộc sống kỹ thuật số lộn xộn của bạn từng chút một

Một trong những ý tưởng quan trọng nhất mà tôi chia sẻ với mọi người khi họ dọn dẹp tệp của mình là đừng lo lắng về việc làm mọi thứ cùng một lúc. Khi bạn tạo các thư mục hàng năm để tổ chức lưu trữ trực tuyến của mình, bạn sẽ ngay lập tức có được một hệ thống mà bạn có thể triển khai nhanh chóng và điều đó ngay lập tức mang lại cho bạn lợi nhuận lớn. Khi nói đến việc tổ chức hệ thống của bạn hơn nữa, không cần phải làm điều đó ngay bây giờ. Bạn có thể dành thời gian của mình và làm từng chút một.

Để biết thêm mẹo về cách dọn dẹp cuộc sống kỹ thuật số của bạn, hãy xem một số mẹo sắp xếp cáp và dây, giải phóng dung lượng trên iPhone hoặc iPad và giải phóng dung lượng ổ đĩa trong Windows.

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Cách cài đặt ứng dụng Adobe Fresco trên mọi thiết bị Windows 10

Hướng dẫn • 15/11/2022

Sự cải tiến không ngừng của công nghệ cho phép thế giới trải nghiệm nhiều hơn những gì họ có thể mong đợi. Trong ...

SharePlay cho Mac: Cách xem TV và nghe nhạc với bạn bè

Hướng dẫn • 26/09/2022

Xem phim hoặc nghe bài hát yêu thích của bạn thường thú vị hơn khi bạn có thể chia sẻ trải nghiệm với bạn ...

Cách tìm tài khoản Instagram gần tôi

Hướng dẫn • 30/09/2022

Vì vậy, bạn vừa gặp một người nào đó trong khu vực của bạn mà bạn chưa từng gặp trước đây hoặc một người ...

Khắc phục mã lỗi Xbox Game Pass 0x80073d13 trên Windows 10

Hướng dẫn • 18/05/2022

Nhiều người chơi đăng ký dịch vụ trò chơi điện tử để truy cập hàng nghìn tựa game. Đăng ký trò chơi điện tử ...