Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính có thể được sử dụng để đánh dấu / định dạng các ô dựa trên các giá trị trong đó.
Ví dụ: nếu bạn có 50 điểm của học sinh trong một môn học, bạn có thể nhanh chóng đánh dấu những học sinh đạt điểm dưới 35 trong một bài kiểm tra.
Tương tự, bạn có thể sử dụng nhiều điều kiện này (như chúng ta sẽ thấy ở phần sau của hướng dẫn này) để đánh dấu các ô dựa trên giá trị của chúng.
Cách truy cập định dạng có điều kiện trong Google Trang tính
Định dạng có điều kiện có thể được truy cập bằng cách đi tới Định dạng → Định dạng có điều kiện.
Thao tác này sẽ mở bảng Quy tắc định dạng có điều kiện ở bên phải, bạn có thể sử dụng bảng này để đặt quy tắc.
Giờ đây, bạn có hai tùy chọn khi sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính:
- một màu
- thang màu
“Một màu” có thể được sử dụng nếu bạn muốn làm nổi bật tất cả các ô tùy thuộc vào giá trị. Ví dụ: tôi có thể sử dụng điều này để đánh dấu tất cả các ô có điểm nhỏ hơn 35. Trong trường hợp này, cho dù điểm là 34 hay 10, cả hai đều sẽ được đánh dấu bằng cùng một màu.
“Thang màu” có thể được sử dụng khi bạn cũng muốn thể hiện trực quan sự khác biệt giữa các giá trị trong ô. Ví dụ: điểm 34 có nghĩa là màu đỏ nhạt hơn, trong khi 10 có nghĩa là màu đỏ đậm hơn.
Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính – Ví dụ
Dưới đây là một số ví dụ thực tế về việc sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính.
Ví dụ 1: Đánh dấu điểm nhỏ hơn 35
Giả sử bạn có tập dữ liệu được hiển thị bên dưới và muốn nhanh chóng đánh dấu các ô có điểm nhỏ hơn 35.
Để làm điều này:
- Đánh dấu các ô (trong trường hợp này là B2: B16).
- Đi tới Định dạng → Định dạng có điều kiện.
- Trong bảng Định dạng có Điều kiện, hãy đảm bảo rằng Màu Đơn được chọn.
- Đảm bảo rằng “Áp dụng cho phạm vi” đề cập đến phạm vi chính xác. Nếu không, bạn có thể thay đổi nó tại đây.
- Từ danh sách thả xuống Định dạng Ô Nếu, hãy chọn Ít hơn.
- Trường mới sẽ xuất hiện ngay bên dưới danh sách thả xuống. Nhập 35 vào đó.
- Chọn một kiểu định dạng. Bạn có thể chọn một trong những cái tiêu chuẩn hoặc tạo cái của riêng bạn. Trong trường hợp này, hãy để tôi chọn màu đỏ.
- Nhấp vào Xong.
Thao tác này sẽ ngay lập tức tô sáng tất cả các ô có điểm nhỏ hơn 35 bằng màu đỏ (như hình dưới đây).
Ví dụ 2: Tạo bản đồ nhiệt bằng cách sử dụng xếp hạng
Lấy cùng một tập dữ liệu như trong Ví dụ 1, hãy xem cách tạo bản đồ nhiệt trong Google Trang tính bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện.
Bản đồ nhiệt sẽ hiển thị một dải màu dựa trên các giá trị trong các ô (giống như bên dưới).
.
Dưới đây là các bước để tạo bản đồ nhiệt bằng cách sử dụng kết quả bài kiểm tra:
- Chọn tập dữ liệu mà bạn muốn tạo bản đồ nhiệt.
- Đi tới Định dạng → Định dạng có điều kiện.
- Trong bảng Quy tắc định dạng có điều kiện, hãy chọn Thanh màu.
- Đảm bảo rằng “Áp dụng cho phạm vi” đề cập đến phạm vi chính xác. Nếu không, bạn có thể thay đổi nó tại đây.
- Chọn gradient mong muốn từ danh sách thả xuống Xem trước. Lưu ý rằng màu ở bên trái của gradient được áp dụng cho các số có giá trị thấp hơn, trong khi một trong các cạnh có giá trị cao hơn được áp dụng cho các số có giá trị cao hơn. Bằng cách chọn một gradient ở đây, bạn cũng có thể xem bản xem trước trực tiếp trong tập dữ liệu. Trong trường hợp này, tôi đang chọn một gradient từ đỏ sang xanh lục.
- Nhấp vào Xong.
Thao tác này sẽ tạo một bản đồ nhiệt với độ dốc được hiển thị dựa trên giá trị trong ô.
Ví dụ 3: Chọn tất cả các trường hợp của các điểm dữ liệu trùng lặp
Để đánh dấu các điểm dữ liệu trùng lặp trong Google Trang tính, bạn có thể sử dụng tính năng chức năng tùy chỉnh trong Định dạng có điều kiện.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như hình dưới đây.
Như bạn có thể thấy, có những bản sao trong danh sách này.
Để chọn tất cả các trường hợp xuất hiện trùng lặp, hãy làm như sau:
- Chọn tập dữ liệu.
- Đi tới Định dạng → Định dạng có điều kiện.
- Trong quy tắc định dạng có điều kiện, hãy chọn Màu đơn.
- Đảm bảo rằng “Áp dụng cho phạm vi” đề cập đến phạm vi chính xác. Nếu không, bạn có thể thay đổi nó tại đây.
- Trong danh sách thả xuống “Định dạng ô nếu”, hãy chọn tùy chọn “Công thức tùy chỉnh hiện tại”.
- Nhập công thức sau vào đó: = COUNTIF ($ A $ 2: $ A $ 11, A1)> 1
- Chọn một định dạng.
- Bấm OK.
Điều này sẽ làm nổi bật tất cả các trường hợp có các giá trị trùng lặp.
Lưu ý rằng nó bây giờ là động, có nghĩa là nếu bạn thay đổi tập dữ liệu, nó sẽ tự động đánh dấu các ô có chứa các giá trị trùng lặp.
Ví dụ 4: Đánh dấu các đường thay thế (Tạo các đường Zebra)
Đánh dấu dòng thay thế thường được sử dụng trong các trường hợp cần in báo cáo.
Điều này cải thiện khả năng đọc của báo cáo và mang lại cho nó một cái nhìn chuyên nghiệp hơn (như hình bên dưới).
Mặc dù bạn có thể tạo một định dạng bằng cách áp dụng định dạng theo cách thủ công, nhưng định dạng có điều kiện có thể làm cho nó nhanh chóng và dễ dàng.
Dưới đây là các bước để đánh dấu các ô thay thế bằng Định dạng có Điều kiện trong Google Trang tính:
- Chọn tập dữ liệu.
- Đi tới Định dạng → Định dạng có điều kiện.
- Trong quy tắc định dạng có điều kiện, hãy chọn Màu đơn.
- Đảm bảo rằng “Áp dụng cho phạm vi” đề cập đến phạm vi chính xác. Nếu không, bạn có thể thay đổi nó tại đây.
- Trong danh sách thả xuống “Định dạng ô nếu”, hãy chọn tùy chọn “Công thức tùy chỉnh hiện tại”.
- Nhập công thức sau vào đó: = MOD (ROW (), 2) = 1.
- Chọn một định dạng.
- Bấm OK.
Thao tác này sẽ đánh dấu các hàng thay thế trong phạm vi đã chọn.
Cách hoạt động: Hàm ROW () trả về số hàng của ô đã cho. Sau đó, hàm MOD () chia cho 2 và trả về phần còn lại. Khi phần dư là 1 (trong trường hợp số dòng lẻ), điều kiện là ĐÚNG và định dạng điều kiện được áp dụng.
Nếu bạn muốn đánh dấu các hàng bằng số chẵn, hãy sử dụng công thức sau: = MOD (ROW (), 2) = 0
Ví dụ 5: Chọn các ô trống
Bạn có thể sử dụng tùy chọn công thức tùy chỉnh để đánh dấu các ô trống trong tập dữ liệu. Mặc dù dễ dàng quét và xác định các ô trống với một tập dữ liệu nhỏ, nhưng trong trường hợp hàng trăm bản ghi, sử dụng định dạng có điều kiện là giải pháp phù hợp.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như dưới đây:
Dưới đây là các bước để đánh dấu tất cả các ô trống trong tập dữ liệu này.
- Chọn tập dữ liệu.
- Đi tới Định dạng → Định dạng có điều kiện.
- Trong quy tắc định dạng có điều kiện, hãy chọn Màu đơn.
- Đảm bảo rằng “Áp dụng cho phạm vi” đề cập đến phạm vi chính xác. Nếu không, bạn có thể thay đổi nó tại đây.
- Trong danh sách thả xuống “Định dạng ô nếu”, hãy chọn tùy chọn “Công thức tùy chỉnh hiện tại”.
- Nhập công thức sau vào nó: = ISBLANK (A2)
- Chọn một định dạng.
- Bấm OK.
Thao tác này sẽ ngay lập tức chọn tất cả các ô trống trong tập dữ liệu (như hình bên dưới).
Ví dụ 6: đánh dấu lỗi
Nếu bạn đang nhập dữ liệu từ Excel hoặc tệp văn bản hoặc đã sử dụng nhiều công thức, có khả năng một số ô trong tập dữ liệu của bạn chứa giá trị lỗi.
Điều quan trọng là phải xử lý các giá trị lỗi này nếu bạn định sử dụng dữ liệu này để phân tích / tính toán thêm.
Giả sử bạn có một tập dữ liệu như dưới đây:
Dưới đây là các bước để đánh dấu tất cả các ô có lỗi.
- Chọn tập dữ liệu.
- Đi tới Định dạng → Định dạng có điều kiện.
- Trong quy tắc định dạng có điều kiện, hãy chọn Màu đơn.
- Đảm bảo rằng “Áp dụng cho phạm vi” đề cập đến phạm vi chính xác. Nếu không, bạn có thể thay đổi nó tại đây.
- Trong danh sách thả xuống “Định dạng ô nếu”, hãy chọn tùy chọn “Công thức tùy chỉnh hiện tại”.
- Nhập công thức sau vào nó: = ISERROR (A2)
- Chọn một định dạng.
- Bấm OK.
Thao tác này sẽ ngay lập tức đánh dấu tất cả các ô có bất kỳ lỗi nào (như hình dưới đây).
Ví dụ 7: Chọn ô chứa chuỗi tìm kiếm
Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Trang tính để tạo cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm.
Một cái gì đó như hình dưới đây:
Lưu ý rằng ngay sau khi tôi nhập tên vào ô C2 và nhấn phím ENTER, nó sẽ đánh dấu tên đó trong tập dữ liệu. Nếu bạn nhập tên một phần, tất cả các ô chứa phần đó của chuỗi sẽ được chọn. Ví dụ: nếu bạn nhập “P” vào ô C2 và nhấn enter, tên Pat và Paul sẽ được tô sáng.
Dưới đây là các bước để làm điều đó:
- Chọn tập dữ liệu.
- Đi tới Định dạng → Định dạng có điều kiện.
- Trong quy tắc định dạng có điều kiện, hãy chọn Màu đơn.
- Đảm bảo rằng “Áp dụng cho phạm vi” đề cập đến phạm vi chính xác. Nếu không, bạn có thể thay đổi nó tại đây.
- Trong danh sách thả xuống “Định dạng ô nếu”, hãy chọn tùy chọn “Công thức tùy chỉnh hiện tại”.
- Nhập công thức sau vào đó: = AND (NOT (ISBLANK ($ C $ 2)), ISNUMBER (SEARCH ($ C $ 2, A2)))
- Chọn một định dạng.
- Bấm OK.
Bây giờ bất cứ khi nào bạn nhập một chuỗi vào ô C2 và nhấn phím ENTER, nó sẽ tự động đánh dấu tất cả các ô có chứa chuỗi đó.
Làm thế nào nó hoạt động:
Công thức được sử dụng trong trường hợp này có hai phần:
- NOT (ISBLANK ($ C $ 2)) – Phần này dùng để kiểm tra xem ô C2 có trống hay không. Nếu nó trống, thì điều kiện này là sai và không có gì được cấp phát. Nếu bạn không sử dụng phần này, thì tất cả các ô trong tập dữ liệu sẽ được đánh dấu khi C2 trống.
- ISNUMBER (SEARCH ($ C $ 2, A2)) – Phần này kiểm tra xem chuỗi trong ô C2 có khớp với chuỗi trong các ô trong phạm vi dữ liệu hay không. Nếu chuỗi được tìm thấy, hàm SEARCH sẽ trả về một số. Trong trường hợp này, ISNUMBER sẽ trả về TRUE.
