Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 16/04/2022

Ứng dụng nhắn tin doanh nghiệp Slack giúp giao tiếp nhóm dễ dàng hơn nhiều so với email. Bản cập nhật giao diện mới bắt đầu ra mắt hôm nay cho các ứng dụng web và máy tính để bàn mở rộng các tùy chọn của bạn để biến nó thành một không gian làm việc gọn gàng và có tổ chức. Ví dụ: nút soạn chung cung cấp cho bạn khả năng viết và chỉnh sửa một bài đăng trong một cửa sổ lớn và chỉ khi bạn hoàn thành, hãy chọn nơi xuất bản bài đăng đó. Một thay đổi khác cho phép bạn tổ chức thanh bên kênh của mình tốt hơn nhiều so với trước đây.

Theo Ilan Frank, phó chủ tịch phụ trách sản phẩm doanh nghiệp của Slack, những thay đổi này giúp những người mới sử dụng Slack, và đặc biệt là những người không có kinh nghiệm phát triển kỹ thuật hoặc viết mã, hiểu cách sử dụng công cụ này dễ dàng hơn. Nếu bạn không thấy bản cập nhật ngay lập tức cho giao diện Slack của mình với giao diện mới, hãy biết rằng nó sắp ra mắt. Việc triển khai sẽ diễn ra theo từng giai đoạn trong vài tuần tới. Theo Frank, bản cập nhật giao diện di động sẽ đến muộn hơn.

Những cải tiến, kết hợp với một số thủ thuật hiện có và những thay đổi mà bạn có thể thực hiện đối với tài khoản Slack của mình, tạo ra một giao diện có tổ chức, hiệu quả hơn mặc định. Hãy thử các mẹo dọn dẹp Slack này. Với họ, việc giao tiếp với đồng nghiệp và nhận những thông tin quan trọng sẽ trở nên dễ dàng và bớt căng thẳng hơn.

Điều tôi thích thú nhất ở giao diện mới là các phần của thanh bên kênh. Tính năng này cho phép bạn tạo các nhóm kênh và tin nhắn trực tiếp, cũng như đặt tên cho tập hợp bất kỳ thứ gì bạn thích. Ví dụ: bạn có thể tạo một phần cho nhóm, phòng ban hoặc dự án của mình và hợp nhất tất cả các cuộc thảo luận có liên quan.

Sau khi có bản cập nhật Slack mới, bạn có thể tạo một phần bằng cách chuyển đến tiêu đề kênh trên thanh bên trái và nhấp vào ba dấu chấm. Chọn Tạo phần mới. Nhập tiêu đề cho phần hoặc chọn một trong các tiêu đề được đề xuất. Theo tùy chọn, bạn cũng có thể đặt một biểu tượng cảm xúc mà bạn chọn bên cạnh tên phần. Nhấp vào “Tạo” và bạn đã hoàn tất.

Ngoài việc tổ chức nguồn cấp dữ liệu và bài đăng thành các phần, bạn cũng có thể giảm số lượng mục hiển thị trong thanh bên. Một cách – với các vì sao. Thêm dấu hoa thị vào các kênh và tin nhắn trực tiếp mà bạn sử dụng nhiều nhất. Điều này đặt chúng ở trên cùng trong tiêu đề Có gắn dấu sao, cho phép bạn tập trung vào danh sách được sắp xếp này.

Cài đặt thanh bên trong Slack

Nếu tài khoản Slack của bạn quá lộn xộn, hãy xem xét việc thay đổi cài đặt của bạn để chỉ hiển thị các tin nhắn bị gắn cờ và cả tin nhắn chưa đọc. Đi tới Cài đặt> Thanh bên> Cài đặt thanh bên> Giao diện và chọn Cuộc trò chuyện chưa đọc và đã đánh dấu.

2. Làm cho tin nhắn Slack nhỏ hơn

Hai chỉnh sửa sẽ giúp giao diện Slack của bạn được sắp xếp hợp lý hơn.

Đi tới Cài đặt> Tin nhắn & Phương tiện:

    Trong “Chủ đề” chọn “Nhỏ gọn”, ngay bên dưới chọn “Chỉ hiển thị tên”

Hiển thị cài đặt trong Slack

Cùng với nhau, các chỉnh sửa này loại bỏ các ký tự thừa, hình ảnh biểu tượng và khoảng trắng khỏi Slack. Chúng cho phép bạn xem một lượng lớn thông tin mà không cần di chuyển không cần thiết. Cho dù bạn thích nó là tùy thuộc vào bạn và bạn luôn có thể thay đổi nó trở lại. Chúng đáng để thử nếu bạn muốn không gian Slack của mình trông gọn gàng hơn và ít đông đúc hơn.

3. Loại bỏ lộn xộn hình ảnh

Nếu phàn nàn chính của bạn về Slack là đồng nghiệp của bạn đăng quá nhiều ảnh gif động, biểu tượng cảm xúc và liên kết với hình ảnh xem trước khổng lồ, bạn có thể chỉ cần ẩn chúng trong chế độ xem của mình. Tìm trong Cài đặt> Tin nhắn & Phương tiện. Ở dưới cùng là các hộp kiểm cho phép bạn ẩn các loại hình ảnh khác nhau.

Nếu bạn muốn Slack ngắn gọn nhất có thể, hãy thiết lập chúng như sau:

Cài đặt biểu tượng cảm xúc trong Slack

4. Thiết lập thông báo.

Nhận quá nhiều thông báo biến tất cả thành tiếng ồn. Tùy chỉnh thông báo bạn nhận được trên Slack trong ba bước.

Đầu tiên, hãy tắt tất cả các kênh mà hầu hết các tin nhắn mới không quan trọng. Điều hướng đến một kênh, nhấp vào biểu tượng bánh răng bên cạnh thanh tìm kiếm và chọn tùy chọn tắt tiếng cho kênh đó.

Tắt tiếng các kênh trong Slack

Thứ hai, thay đổi cài đặt thông báo của bạn thành tin nhắn trực tiếp, đề cập và từ khóa hoặc không thay đổi. Nếu bạn chọn Không có gì, bạn sẽ thấy các biểu tượng cho biết tin nhắn mới, nhưng bạn sẽ không nhận được cảnh báo bằng âm thanh hoặc các thông báo trên màn hình khác.

Cài đặt thông báo trong Slack

Thứ ba, hãy chú ý đến hai tùy chọn cuối cùng xuất hiện trong phần tùy chọn này của bạn: “Thông báo cho tôi về câu trả lời cho các chủ đề tôi theo dõi” và “Sử dụng các cài đặt khác nhau cho thiết bị di động.” Tùy thuộc vào cách bạn và đồng đội của mình sử dụng các cuộc trò chuyện theo chuỗi, bạn có thể chọn nhận thông báo trong các cuộc trò chuyện theo chuỗi. Về các tùy chọn thiết bị di động, bạn có thể tập trung vào các cài đặt điện thoại khác nhau. Lần tới khi bạn cần làm việc không ngừng, hãy đăng xuất khỏi ứng dụng Slack dành cho máy tính để bàn và đăng xuất khỏi ứng dụng web, nhưng hãy giữ điện thoại của bạn luôn tiện dụng để nhận các thông báo quan trọng của Slack.

5. Sử dụng tiền tố để phân cụm các kênh Slack tương tự.

Đây là một mẹo mà tôi thường thấy trên các tài khoản Slack: đặt tiền tố các kênh bạn muốn nhóm. Ví dụ: tất cả các kênh dự định chỉ được sử dụng bởi nhóm bán hàng có thể được bắt đầu bằng “sales-“. Vì vậy, bạn có thể có # địa chỉ liên hệ bán hàng, # mẹo bán hàng, # chiến thắng trong bán hàng, v.v. Các kênh chỉ dành cho thú vị có thể được bắt đầu bằng fun- hoặc watercooler-.

Kênh slack

Việc sử dụng tiền tố khiến các kênh tương tự tự động được nhóm lại với nhau trong cả thanh bên và danh sách kênh đầy đủ khi bạn cần khám phá chúng. Mặc dù tính năng Phần mới cho phép bạn sắp xếp nguồn cấp dữ liệu và bài đăng của mình theo cách riêng của bạn, nhưng tiền tố sẽ giúp tất cả mọi người một thành viên trong nhóm nghiên cứu và tìm ra các kênh phù hợp nhất với họ.

Khi bạn hỏi đồng đội của mình một câu hỏi theo kiểu thăm dò ý kiến ​​như “Mấy giờ mọi người có thể tụ tập vào chiều nay?” sử dụng ứng dụng khảo sát. Đọc các câu trả lời khảo sát dễ dàng và chính xác hơn nhiều so với việc cuộn qua một luồng nhận xét.

Phím tắt slack

Nếu bạn có giao diện mới, hãy để ý biểu tượng tia chớp hiện xuất hiện bên cạnh hộp soạn thư để truy cập nhanh vào các công cụ và ứng dụng như ứng dụng khảo sát. Polly cho Slack là một trong những ứng dụng nổi tiếng nhất để thực hiện các cuộc điều tra, khảo sát. Cài đặt nó dưới dạng tiện ích bổ sung Slack và sau đó chọn nó bằng biểu tượng tia chớp hoặc sử dụng lệnh gạch chéo bằng cách gõ “/ polly” bất cứ khi nào bạn muốn tạo cuộc thăm dò ý kiến.

Thăm dò ý kiến ​​trong Slack

Một cách thuận tiện hơn nữa để thực hiện một cuộc khảo sát nhanh là sử dụng kỹ thuật đơn giản này: viết câu hỏi của bạn và cung cấp câu trả lời có thể bằng cách sử dụng Reaji. Đồng đội của bạn sẽ nhận ra rằng họ nên thêm một câu trả lời thích hợp cho câu hỏi để thể hiện sở thích của họ. Đối với các tùy chọn khảo sát không có biểu tượng rõ ràng, hãy sử dụng số hoặc chấm màu. Kết quả rõ ràng, gọn gàng và dễ đọc.

7. Tạo một nghi thức để thảo luận.

Các chuỗi tin nhắn rất tốt để tổ chức Slack, nhưng chỉ khi bạn sử dụng chúng theo cách nó hoạt động cho nhóm của bạn. Chuỗi hội thoại là một hội thoại di chuyển từ kênh chính sang thanh bên. Mọi người có thể tham gia hoặc không tham gia vào cuộc trò chuyện. Trong một cuộc trò chuyện, bạn và đồng đội của bạn có thể thảo luận về một chủ đề mà không làm gián đoạn chủ đề đó.

Tuy nhiên, khi có quá nhiều luồng, rất khó để quét kênh và theo dõi những gì đang xảy ra gần đây. Do đó, bạn cần phải tìm sự cân bằng phù hợp giữa việc sử dụng luồng và nghi thức. Không có quy tắc về cách làm điều này.

Tôi đã từng làm việc với một nhóm sẽ thêm một cuộn biểu tượng cảm xúc hình xoắn ốc vào cuối bất kỳ bài đăng nào mà họ muốn chuyển hướng khỏi nguồn cấp dữ liệu chính. Theo thời gian, tất cả chúng ta đã học được các quy tắc không chính thức về thời điểm xâu chuỗi các tin nhắn và mọi người dường như rất vui khi làm theo chúng.

Thêm biểu tượng cảm xúc của riêng bạn vào Slack

Mẹo: Để thêm biểu tượng cảm xúc của riêng bạn, chẳng hạn như cuộn dòng, hãy nhấp vào không gian làm việc ở góc trên cùng bên trái, chọn “Customize Slack” và tải lên hình ảnh bạn chọn trong tab “Smilies”. Xin lưu ý rằng quản trị viên có thể hạn chế những người có thể thêm biểu tượng cảm xúc của riêng họ.

Nếu bạn không thích công việc nâng cao hơn, bạn cũng có thể muốn học cách xây dựng một bot yếu.

8. Tổ chức suy nghĩ của bạn với định dạng

Slack không phải lúc nào cũng hỗ trợ định dạng văn bản, nhưng nó đã có từ vài tháng nay. Điều này có nghĩa là bạn có thể thêm chữ đậm, chữ nghiêng, dấu đầu dòng, dấu gạch dưới, v.v. mà không cần biết cách viết mã.

Một chút định dạng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc giúp mọi người đọc thông điệp của bạn và tiếp thu thông tin một cách nhanh chóng. Khi mọi người có thể xem nguồn cấp dữ liệu của họ và xem nhanh điều gì quan trọng, thông tin liên lạc sẽ trở nên rõ ràng và mọi người luôn làm việc hiệu quả.

Định dạng Slack

Mặc dù không có nút nào cho việc này, nhưng ngắt dòng là một tùy chọn định dạng khác giúp các thư dài dễ đọc hơn. Để tạo ngắt dòng, hãy sử dụng shift + return. (Nếu bạn nhấn quay lại mà không có sự thay đổi, thông báo của bạn sẽ được xuất bản thay vì tạo ngắt dòng.)

9. Tạo cảnh báo tự động.

Cảnh báo tự động trong Slack là thông báo mà bạn tự động nhận được khi một hành động xảy ra. Ví dụ: bạn có thể tạo cảnh báo khi ai đó điền vào biểu mẫu web của công ty bạn. Một vài ý tưởng khác: Bạn có thể nhận được cảnh báo mỗi khi đợt giảm giá kết thúc trên cửa hàng trực tuyến của mình, bất cứ khi nào nhận xét mới xuất hiện trên trang web của bạn hoặc bất cứ khi nào ai đó trong nhóm của bạn mở hoặc kết thúc một vấn đề trên Github.

Có một số cách để thiết lập và quản lý cảnh báo tự động. Cách dễ nhất là tích hợp Slack với các công cụ khác trong Thư mục ứng dụng của nó. Ví dụ: kết nối Slack với Freshdesk và bạn sẽ có thể nhận được thông báo về các phiếu hỗ trợ được gửi đến nhóm của bạn.

Một cách khác là sử dụng Slack ứng dụng đến webhooks, yêu cầu một chút kiến ​​thức kỹ thuật để thiết lập, nhưng cho phép bạn được thông báo về các hoạt động có thể nằm ngoài phạm vi của ứng dụng Slack. Tùy chọn cuối cùng là sử dụng công cụ tự động hóa của bên thứ ba như IFTTT, Workato hoặc Zapier. Các dịch vụ này cho phép bạn kết nối các ứng dụng với nhau và trong trường hợp của Slack, bạn có thể kết nối một ứng dụng ngay cả khi Slack không hỗ trợ ứng dụng đó. Các công cụ tự động hóa cũng có thể cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn để tùy chỉnh cảnh báo.

Tín hiệu so với tiếng ồn

Slack đã hứa sẽ giúp khắc phục một số vấn đề về tỷ lệ tín hiệu trên nhiễu của email. Anh ấy cũng hứa sẽ mang đến cho mọi người một cách giao tiếp thú vị hơn. Nó trở thành một ứng dụng về cơ bản vượt trội trong cả hai lĩnh vực, đồng thời trở thành một con thú khác có thể cảm thấy khó sử dụng. Bằng cách dọn dẹp giao diện Slack, bạn có thể giảm đáng kể mức độ nhiễu và tạo ra một không gian tập trung hơn cho giao tiếp.

Nếu vẫn thất bại, bạn luôn có thể rời khỏi con tàu bằng cách khám phá 17 lựa chọn thay thế này cho Slack. Nếu bạn quyết tâm gắn bó với ứng dụng, hãy nhớ tìm hiểu thêm một số mẹo và thủ thuật dành cho Slack.

Nội dung tương tự:

Cách tạo biểu đồ radar trong Google Trang tính

Hướng dẫn • 07/04/2022

Biểu đồ radar của Google Trang tính là một công cụ mạnh mẽ để trực quan hóa các tập dữ liệu để so sánh ...

Cách chơi trò chơi PS5 với bạn bè bằng Share Play

Hướng dẫn • 28/04/2022

Ngày xưa khi chơi game, bạn bè của bạn có thể đến nhà bạn, lấy một chiếc điều khiển thứ hai và nhảy cùng ...

Bạn có nên chọn không? Làm thế nào để biết ai đang gọi cho bạn

Hướng dẫn • 10/06/2022

Điện thoại đổ chuông và đó là một số bạn không nhận ra. Hoặc có lẽ một số không xác định xuất hiện trong ...

Cách tắt thông báo App Store trên iPhone 5

Hướng dẫn • 17/04/2022

Bạn có thể nhận được thông báo về tin nhắn văn bản, sự kiện lịch, email và nhiều thứ khác trên iPhone của mình ...