Nếu bạn quản lý một văn phòng, bạn có sơ đồ tầng mà bạn có thể nhanh chóng chia sẻ nếu có thảm họa hoặc một số lý do khác khiến những người không quen thuộc với không gian cần phải vào đó không? Nếu bạn đang thuê một bất động sản nghỉ dưỡng, hoặc thậm chí chỉ là các phòng trong nhà của bạn, bạn có cung cấp cho khách đầy đủ thông tin khẩn cấp, chẳng hạn như một điểm họp ngoài trời trong trường hợp hỏa hoạn?
Nghĩ về việc chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp không bao giờ là thú vị, nhưng lập kế hoạch trước và chuẩn bị sẵn sàng tốt hơn nhiều so với việc hối hận. sau rắc rối xảy ra.
Đây là một dự án đơn giản để giúp bạn chuẩn bị tốt hơn: tạo bản đồ lối thoát hiểm, sơ đồ mặt bằng và các thủ tục giấy tờ cần thiết khác. Làm theo các bước của chúng tôi và bạn có thể làm tất cả trong khoảng một giờ.
Bạn cần một ứng dụng biểu đồ với các mẫu
Bí mật cho sự ngắn gọn của dự án này nằm ở việc sử dụng các ứng dụng lập sơ đồ có sẵn miễn phí trên Internet và cực kỳ dễ sử dụng. Các ứng dụng này có các mẫu cho biểu đồ, bản đồ, đồ thị, v.v. Khi bạn làm việc với các mẫu, tất cả những gì bạn phải làm là sắp xếp lại đồ đạc. Bạn không cần phải vẽ bất cứ thứ gì từ đầu.
(Ảnh: MoiNhat.Net)
Bạn nên sử dụng ứng dụng biểu đồ nào?
Giả sử bạn hoàn toàn không biết gì về phần mềm thiết kế hoặc vẽ vector, tôi đề xuất hai ứng dụng để tạo sơ đồ thoát hiểm, bản đồ tầng và các tài liệu quan trọng khác cho nhà riêng, nhà nghỉ và doanh nghiệp của bạn. Đây là Lucidchart và SmartDraw.
Lucidchart dễ sử dụng hơn một chút, nhưng SmartDraw có nhiều mẫu hơn để chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp. Tuy nhiên, cả hai đều cực kỳ hữu ích. Cả hai đều có cấp dịch vụ miễn phí, vì vậy bạn không phải trả bất kỳ khoản nào để tạo các tệp quan trọng này. Và cả hai đều có ứng dụng web nên bạn không phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào.
Bạn cần những tài liệu chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp nào?
Mọi người thường không biết họ cần những tài liệu chuẩn bị khẩn cấp nào cho đến khi họ nhìn vào danh sách các lựa chọn. Vì vậy, hãy xem danh sách một số trong số những cái phổ biến hơn:
-
Sơ đồ / kế hoạch sơ tán tầng
-
Xây dựng kế hoạch / bản đồ sơ tán bao gồm điểm gặp gỡ an toàn
-
Kế hoạch / bản đồ sơ tán tại nhà bao gồm điểm hẹn an toàn
-
Kế hoạch tiếp tục của công ty
-
Danh sách liên hệ khẩn cấp (phải có trong tủ lạnh hoặc hiển thị trong mọi nhà)
-
Cây điện thoại khẩn cấp
-
Phiếu thông tin sơ cứu và hồi sinh tim phổi
-
Nguyên tắc về Cháy rừng, Lũ lụt, Động đất và Nơi trú ẩn tại chỗ
Tôi có thể tiếp tục, nhưng tôi hy vọng danh sách này sẽ truyền cảm hứng cho bạn với những ý tưởng về tài liệu và biểu đồ phù hợp với vị trí và hoàn cảnh cụ thể của bạn.
Một số tài liệu này có thể được in ra đơn giản, chẳng hạn như thẻ CPR và Sơ cứu. Những người khác rất dễ thực hiện đến mức bạn thậm chí có thể nhanh chóng phác thảo chúng trong một ứng dụng xử lý văn bản. Bạn thậm chí có thể bị cám dỗ để viết chúng bằng tay. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn nên chuyển sang kỹ thuật số vì việc lưu trữ các bản sao trên đám mây dễ dàng hơn có thể dễ dàng chia sẻ, chỉnh sửa và nhân bản. Thêm vào đó, việc lưu một bản sao kỹ thuật số vào Google Drive, OneDrive, Dropbox hoặc bất kỳ hệ thống lưu trữ đám mây nào mà bạn sử dụng có nghĩa là bạn có thể lấy thông tin ngay cả khi bạn không nhìn thấy một tờ giấy in.
Làm thế nào để tạo các tài liệu khẩn cấp
Sử dụng một trong hai ứng dụng mà tôi đã đề cập trước đó, SmartDraw hoặc Lucidchart, sẽ làm cho dự án này nhanh chóng và hiệu quả. Bạn thậm chí có thể thích sử dụng các công cụ này.
Bắt đầu bằng cách xem các mẫu ứng dụng cung cấp. Trong phần mềm biểu đồ, “mẫu” thường có nghĩa là một tài liệu mẫu với nội dung đã có sẵn, vì vậy bạn sẽ nhận được nhiều thứ hơn chỉ là một tệp được định dạng tốt.
Lấy bản đồ sơ tán văn phòng làm ví dụ. Mẫu chứa sơ đồ tầng mẫu và lối thoát hiểm đã được vẽ sẵn trên đó (thay vì cung cấp cho bạn một canvas trống và một thư viện các đối tượng liên quan để thêm vào). Tất cả những gì bạn phải làm, theo nghĩa đen và nghĩa bóng, là di chuyển đồ đạc xung quanh. Bạn kéo và thả các đối tượng đại diện cho ô cửa, cửa sổ, bàn ghế, chậu cây, máy làm mát nước, phòng tắm, nhà vệ sinh, v.v. cho đến khi sơ đồ mặt bằng mẫu trở thành đại diện cho không gian văn phòng thực tế của bạn. Theo cách tương tự, bạn di chuyển và xoay, kéo dài hoặc rút ngắn các mũi tên màu đỏ trỏ đến các lối ra gần nhất.
(Ảnh: MoiNhat.Net)
Bạn có thể không tìm thấy chính xác mẫu mà mình cần, nhưng bạn luôn có thể sử dụng các mẫu tương tự khác cho mục đích của riêng mình. Ví dụ, về mặt sơ đồ, biểu đồ tổ chức dọc không khác quá nhiều so với biểu đồ điện thoại.
Dành một giờ để chuẩn bị tốt hơn
Ứng dụng biểu đồ giúp bạn dễ dàng tạo nhiều tài liệu chuẩn bị khẩn cấp mà bạn có thể tập hợp hầu hết những tài liệu quan trọng nhất trong một giờ hoặc lâu hơn. Hãy dành bất kỳ buổi tối thứ sáu nào khi bạn mệt mỏi vì công việc khác hoặc sáng thứ bảy ở nhà để làm thủ tục giấy tờ cá nhân và hoàn thành một số hồ sơ quan trọng.
Để biết thêm các mẹo cơ bản về an toàn và bảo mật, hãy đọc hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu của chúng tôi về sao lưu và cách sao lưu và khôi phục thiết bị iPhone hoặc Android.
