Quản lý các cuộc họp và sắp xếp các mục lịch là một cơn ác mộng của nghi thức văn phòng hiện đại, và có lẽ còn tệ hơn đối với những người làm nghề tự do mà không có sự hỗ trợ của quản trị viên. (Tôi đang nói từ kinh nghiệm của chính mình ở đây.) Nó cũng có thể khuyến khích một trò chơi quyền lực không quá tinh tế giữa những người cảm thấy mình rất bận rộn và không muốn dành thời gian cho các cuộc họp.
Một lần hẹn, thường được dời lại nhiều lần, thường vào phút chót. Sau đó, có cài đặt chương trình làm việc, theo dõi, nhắc nhở, và đó là trước khi bạn thực sự có một cuộc họp. Nếu bạn muốn tránh tất cả những điều này, hãy yêu cầu AI quản lý cuộc sống của bạn, hoặc ít nhất là lịch trình của bạn.
MoiNhat.Net đã thử nghiệm nhiều ứng dụng lịch tốt nhất và vào năm 2016, tôi đã dùng thử trợ lý AI. Nhiều công ty mà tôi làm việc tự do đã sử dụng Google Workspaces, cho phép tôi đặt thời gian theo lịch trình của giám đốc điều hành. Và trong khi tôi bị thổi bay bởi bản trình diễn Google Duplex và thử Google Assistant, nó không suôn sẻ như tôi muốn, vì vậy tôi đã từ bỏ.
Có Kalendli?
Sau đó, khoảng sáu tháng trước, một người nào đó yêu cầu gặp mặt và vui vẻ gợi ý rằng “Calendly có thể tìm thời gian để chúng ta trò chuyện.” Tôi đã sử dụng nó và rất ngạc nhiên, đã đăng ký tài khoản của riêng tôi.
Tôi đã sử dụng Calendly (Mở trong cửa sổ mới) liên tục kể từ đó và nó đã giúp đỡ rắc rối khi tung hứng một nghề nghiệp có nhiều dấu gạch ngang (nhà báo chuyên viết kịch bản-nhà tư vấn ma) trong năm hồ sơ Gmail khác nhau với các ứng dụng lịch được liên kết chéo, Samsung A03s (đừng đánh giá quá khắt khe) và hai chiếc Chromebook gia đình / văn phòng của HP (không, tôi đã không nhìn lại kể từ năm 2015).
Được ra mắt bởi Tope Autotona vào năm 2013 như một dịch vụ đặt lịch miễn phí cho thế kỷ 21, Calendly hiện tự hào với 10 triệu người dùng trên toàn thế giới, 50.000 khách hàng doanh nghiệp và hơn 100 đối tác tích hợp. Avutona khởi nghiệp bằng ngành khoa học máy tính tại Đại học Georgia, sau đó chuyển sang hệ thống thông tin quản lý và sau đó tiếp tục bán phần mềm cho IBM, Lexmark và EMC (trước khi bán cho Dell).
Năm ngoái, Calendly đã đầu tư vào recm.ai (Mở trong cửa sổ mới) tích hợp vào Calendly, sau đó được mua lại (Mở trong cửa sổ mới) ứng dụng năng suất nhóm của Hugo (Mở trong cửa sổ mới) cũng dựa trên việc lên lịch với sự chuẩn bị và các hành động công cụ tiếp theo.
Nhìn chung, Calendly rất dễ thiết lập, với một UX mượt mà mang lại trí thông minh thích ứng nhờ vào công nghệ máy học. Nếu bất cứ ai quan tâm đến những điều này – và tôi cảm thấy như mình là một trong những người bạn ở đây vì vấn đề đó – thì thật tuyệt khi xem phần mềm khéo léo hướng dẫn bạn cách thiết lập các quy tắc để “dạy AI” trở thành trợ lý hoàn hảo.
Cách thiết lập lịch
Gần đây, tôi đã quyết định mở rộng việc sử dụng Calendly với một ngành kinh doanh khác và một hồ sơ Gmail đồng hành. Nếu bạn muốn làm điều tương tự, bạn không cần phải làm theo tất cả các bước bên dưới – có rất nhiều tùy chọn có sẵn để tùy chỉnh – nhưng đây là cách tôi thiết lập.
Truy cập trang web Calendly (Mở trong cửa sổ mới) và nhấp vào “Bắt đầu” để thiết lập tài khoản của bạn. Bạn có thể đăng ký bằng địa chỉ email của mình hoặc sử dụng tài khoản Google hoặc Microsoft. Tôi đã chọn một trong các hồ sơ Gmail của mình, hồ sơ này yêu cầu tôi nhấp vào “Cho phép” để cho phép Calendly “xem, chỉnh sửa, chia sẻ và xóa vĩnh viễn tất cả các lịch mà bạn có thể truy cập bằng Lịch Google”.
Sau đó, bạn phải chọn một URL thích hợp sẽ có sẵn cho bất kỳ ai muốn đặt thời gian trên lịch của bạn. Theo mặc định, đây là tên người dùng trong Gmail của bạn (hoặc tương tự), nhưng bạn có thể thay đổi nó.
Nếu bạn đang đi du lịch trong khi thiết lập Calendly, hãy đảm bảo nó hiển thị múi giờ ưa thích của bạn. Tôi sống ở bờ biển phía Tây, vì vậy nó đã hiển thị giờ Thái Bình Dương, vì vậy tôi để nguyên tùy chọn đó. Là một người châu Âu, tôi cũng chọn định dạng 24 giờ. Nhưng vì tôi sống ở Hoa Kỳ, tôi đã sử dụng biểu mẫu chính xác cho tháng / ngày / năm để không nhầm lẫn với bất kỳ ai.
Trên trang tiếp theo, Calendly xác nhận những gì nó có thể làm với các mục lịch hiện có của bạn, đó là kiểm tra xung đột và thêm sự kiện. Có một tùy chọn chỉnh sửa nếu bạn không muốn điều đó; Tôi nhấp vào “Tiếp tục” để lưu cả hai. Giờ đây, bạn có thể đặt tính khả dụng của mình và đó là cách bạn bắt đầu dạy AI để bảo vệ thời gian của nó và trở nên hữu ích.
Tôi làm việc ở Los Angeles, nhưng nhiều người tôi làm việc cùng sống ở New York, London hoặc lục địa Châu Âu. Điều này có nghĩa là tôi cần điều chỉnh tính khả dụng để tính cho các múi giờ khác nhau này. Để làm điều này, tôi chuyển đồng hồ của mình đến những ngày nhất định. Vào thứ Hai và thứ Sáu, tôi làm việc theo giờ Bờ Đông. Tôi cho phép (rất) sớm các cuộc gọi vào Thứ Năm để thiết lập các cuộc họp của Anh và Châu Âu, nhưng hoạt động tốt và sớm. Thứ Ba và thứ Tư, tôi hoàn toàn độc thân như những ngày viết lách.
Lập kế hoạch này từng là một cơn ác mộng, nhưng Calendly đã làm cho nó trở nên dễ dàng. Tôi đặt các tùy chọn khác nhau này và Calendly không bao giờ hiển thị tình trạng còn hàng vào sai thời điểm hoặc sai ngày.
Nhưng đây chỉ là bước đầu tiên. Khi bạn đã hoàn thành thiết lập ban đầu, bạn có thể tùy chỉnh thêm khả năng tiếp cận của mình bằng cách nhấp vào tiêu đề “Khả năng tiếp cận” trên trang Calendly. Nếu bạn có những trách nhiệm cụ thể phải hoàn thành, bạn có thể dễ dàng thay đổi tình trạng sẵn có theo ngày trong tuần và giờ thay vì thiết lập chung từ 9:00 sáng đến 5:00 chiều từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, chẳng hạn như 9:00 sáng đến 5:00 chiều.
Câu hỏi cuối cùng mà Calendly hỏi bạn là bạn định sử dụng sản phẩm như thế nào. Đây là tùy chọn, nhưng đáng làm vì nó mang lại trải nghiệm được cá nhân hóa hơn. Ví dụ: một số người chỉ muốn sử dụng nó để cho phép người khác sắp xếp thời gian trên lịch của họ. Những người khác có thể muốn tận dụng các công cụ CRM (sẽ nói thêm về điều đó ở phần sau). Tôi đã chọn Nghề tự do + Nhà tư vấn, sau đó nhấp vào Xong.
Cách lên lịch sự kiện
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để bắt đầu sử dụng chức năng Calendly một cách chi tiết hơn. Nếu bạn nhấp vào Làm việc tự do + Tư vấn, trang sẽ được điền trước với cuộc hẹn 30 phút đầu tiên. Bạn có thể xem các mục bổ sung trên trang Loại sự kiện nếu bạn đã chọn một tính năng khác. Tuy nhiên, bạn cũng có thể nhấp vào Loại sự kiện mới để mở các tùy chọn bổ sung như Nhóm, Tập thể hoặc Vòng quay.
Bạn có thể chia sẻ lịch của mình với bất kỳ ai bằng cách sao chép URL Calendly. [i.e. Calendly.com/YOURNAMEHERE] và gửi nó bằng văn bản hoặc email. Sau khi nhấp vào đó, họ sẽ thấy tên của bạn và hướng dẫn về cách thêm sự kiện vào lịch của bạn.
Được giới thiệu bởi các biên tập viên của chúng tôi
Nếu bạn đã tạo nhiều loại sự kiện, bạn có thể làm cho mọi thứ dễ dàng hơn và gửi liên kết đến đúng loại sự kiện. Trong trường hợp này, hãy nhấp vào nút Chia sẻ bên cạnh loại sự kiện (hoặc nhấp vào Sao chép liên kết) để giúp mọi người tạo một loại sự kiện cụ thể trên lịch của bạn.
Thông qua liên kết của bạn, những người muốn đặt thời gian với bạn sẽ có quyền truy cập vào lịch của bạn. Họ có thể chọn một ngày cụ thể để mở các khoảng thời gian bạn đã đặt cho mình. Sau đó họ bấm thời gian và bấm “Xác nhận” để đặt lịch hẹn với bạn.
Họ sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung như tên, địa chỉ email và bất kỳ ghi chú bổ sung nào có thể được yêu cầu. Họ thậm chí có tùy chọn để thêm khách bổ sung vào cuộc họp. Khi tất cả các chi tiết được nhập, họ nhấp vào “Lên lịch sự kiện”. Một màn hình xác nhận sau đó sẽ xuất hiện với tất cả các chi tiết cuộc họp.
Bạn không phải làm bất cứ điều gì. Lần tới khi bạn kiểm tra lịch của mình, bạn sẽ thấy rằng cuộc họp đã được lên lịch (và một email xác nhận sẽ được gửi đến tất cả các bên trong cuộc họp).
Tích hợp
Đây là tất cả những thiết lập cơ bản để bắt đầu lên lịch gửi email. Tuy nhiên, nếu bạn cần thêm chức năng, hãy nhấp vào tiêu đề Tích hợp để tìm nhiều tùy chọn khác, bao gồm tích hợp ứng dụng Firefox, Chrome và iPhone.
Ví dụ: nếu bạn cần Calendly tự động chèn liên kết đến dịch vụ hội nghị truyền hình yêu thích của mình, thì sẽ có tích hợp với Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, v.v. Bạn cũng có thể tích hợp tài khoản Calendly của mình với PayPal hoặc Stripe nếu bạn tính phí cho các cuộc hẹn.
Một khuyến nghị cuối cùng
Các cá nhân thường sử dụng sản phẩm miễn phí, nhưng các tập đoàn đang ngày càng trả 25 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng để hợp lý hóa hoạt động và tiết kiệm thời gian quý báu. Tôi vẫn đang sử dụng sản phẩm miễn phí, nhưng tôi đang nghĩ đến việc nâng cấp vì Calendly làm được nhiều việc hơn là chỉ đặt lịch hẹn. Công cụ này cũng hỗ trợ quy trình làm việc, theo dõi và hơn thế nữa.
Và, trong trường hợp bạn đang băn khoăn, Kalendli cho biết dữ liệu của bạn an toàn (Mở trong cửa sổ mới). Nó lưu trữ mọi thứ trong các trung tâm dữ liệu của Mỹ do Google và Amazon Web Services cung cấp.
Tôi có thể giới thiệu Calendly không? Đúng. Tôi ghét đặt lịch hẹn và Calendly rất suôn sẻ và đơn giản. Nó cũng giúp tôi tiết kiệm một lượng lớn thời gian bằng cách cho phép AI quản lý lịch trình của tôi. Tất nhiên, cuối cùng, tôi muốn nhân bản chính mình để người song sinh kỹ thuật số của tôi có thể tự tổ chức các cuộc họp.
