Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 28/09/2022

Hầu hết mọi người có thể có tổ chức hơn, đặc biệt là những người trong chúng ta, những người làm việc tại nhà và / hoặc điều hành các doanh nghiệp. May mắn thay, tất cả chúng ta đều có quyền truy cập vào Lịch Google. Nó miễn phí, có thể đồng bộ hóa với các ứng dụng lịch và năng suất khác như Trello hoặc Notion và tương đối dễ sử dụng. Vượt ra ngoài danh sách việc cần làm viết tay; đây là cách sử dụng Lịch Google để lập kế hoạch cho tuần của bạn.

Tổ chức tuần của bạn

tiện ích mở rộng lịch google

Nhiều người sử dụng ứng dụng lịch để theo dõi các cuộc hẹn hoặc cuộc gọi Zoom. Điều đó tốt, nhưng bạn có thể làm được nhiều hơn thế. Sử dụng ứng dụng Lịch Google như một người lập kế hoạch, bạn có thể:

  • Tạo danh sách việc cần làm kỹ thuật số

  • Tạo sự kiện và nhiệm vụ

  • Các mặt hàng được mã hóa màu

  • Thiết lập lời nhắc

Bạn cũng có thể thêm các tiện ích mở rộng để mở rộng chức năng của nó. Một số trong số đó có tính thẩm mỹ, như những màu cho phép bạn đặt hình nền (mở trong cửa sổ mới) hoặc chọn màu ngoài những màu mặc định mà Google cung cấp để mã hóa màu. Những người khác có thể tích hợp với các ứng dụng hội nghị truyền hình như Join.me (Mở trong cửa sổ mới) và BlueJeans (Mở trong cửa sổ mới).

Tạo danh sách công việc, lịch và danh mục

ứng dụng Google

Google Task

Trước khi lên lịch, hãy tự hỏi mình thường làm gì. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng việc viết ra những công việc thường xuyên và những việc quan trọng như các cuộc họp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách quản lý thời gian của mình. Bạn có thể bắt đầu bằng cách tạo danh sách việc cần làm.

Katrina Oko-Odoi, Giám đốc Tiếp thị Nội dung tại công ty CRM Copper, khuyến nghị (mở trong một cửa sổ mới) rằng mọi người “nên nghĩ cả dài hạn và ngắn hạn. Viết ra các dự án hoặc nhiệm vụ mà bạn sẽ cần phải hoàn thành, ngay cả khi bạn không phải hoàn thành chúng hôm nay hoặc thậm chí trong tuần này. Đối với các dự án lớn hơn, hãy cố gắng chia nhỏ chúng thành các bước thực tế. Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian trên lịch của mình dễ dàng hơn. “

Bạn có thể xây dựng danh sách của mình bằng cách sử dụng các ứng dụng năng suất khác được liên kết với Lịch Google hoặc chỉ sử dụng Google Tasks (Mở trong cửa sổ mới) để đơn giản hóa mọi việc. Bạn có thể truy cập Task từ bất kỳ ứng dụng Google Workspace nào như Drive, Lịch hoặc Keep. Nhấp vào biểu tượng dấu kiểm màu xanh lam trên thanh menu bên phải để truy cập.

Sử dụng Công việc để lập danh sách những việc bạn biết mình sẽ cần làm trong tuần, không theo thứ tự cụ thể. Khi bạn hoàn thành, hãy nhấp và kéo chúng làm nhiệm vụ mới vào những ngày cụ thể trên lịch của bạn. Ví dụ: nếu bạn biết bạn muốn chặn thời gian tập thể dục trong tuần, bạn có thể tạo một nhiệm vụ gọi là “tập thể dục” và sau đó kéo nó đến ngày và giờ mong muốn.

thêm lịch mới

Nhóm các nhiệm vụ theo danh sách để dễ dàng theo dõi chúng hơn. Ví dụ: bạn có thể tạo một danh sách có tên là Hộ gia đình, nơi bạn giữ các công việc gia đình thường xuyên hoặc Quản trị viên cuộc sống cho những việc như kiểm tra email và lên lịch các cuộc hẹn. Nếu bạn muốn tự do thêm và sắp xếp các công việc từ bất kỳ đâu trong trình duyệt của mình, hãy xem các tiện ích mở rộng như Ứng dụng Bảng tác vụ dành cho Chrome (mở trong cửa sổ mới).

Lịch Google cũng cho phép bạn tạo các lịch riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống của bạn. Bạn có thể có một lịch cho công việc và một cho các sự kiện cá nhân chứa đầy các nhiệm vụ liên quan đến từng danh mục. Nếu bạn chủ yếu sử dụng lịch của mình cho công việc, hãy thử tạo lịch cho các cuộc họp quan trọng, một lịch cho thời hạn dự án và một lịch cho các sự kiện công việc, để giữ cho cuộc sống công việc của bạn có tổ chức hơn. Lịch cụ thể có thể được bật và tắt trong thanh bên trái.

Để tạo lịch mới, hãy nhấp vào dấu cộng (+) bên cạnh phần “Lịch khác” ở góc dưới bên trái, sau đó chọn “Tạo lịch mới”. Thêm tên cho lịch, viết mô tả và chỉ định chủ sở hữu (nếu nhiều người sử dụng cùng một tài khoản Google).

Thêm vào lịch của bạn

đặt ngày sự kiện

Thêm nhiệm vụ, sự kiện hoặc lời nhắc mới vào lịch của bạn thật dễ dàng. Nhấp và kéo vào ngày cụ thể mà bạn muốn thêm thứ gì đó và một trường mới sẽ xuất hiện để bạn có thể điền thông tin chi tiết. Hoặc chỉ cần nhấp vào nút Tạo bên cạnh dấu cộng lớn ở góc trên cùng bên trái.

Nếu bạn muốn tác vụ lặp lại, hãy nhấp vào thời gian cho tác vụ đó ở đó thông báo “Không lặp lại”. Một menu thả xuống sẽ mở ra với một số tùy chọn mà bạn có thể chọn để thử lại tác vụ. Tùy thuộc vào mục danh sách việc cần làm, bạn có thể đặt nó lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc vào một ngày cụ thể trong tuần. Bạn có thể đặt thời gian cho bài tập của mình và nó sẽ xuất hiện hàng tuần trong tương lai.

lịch mã màu

Mã hóa màu sắc cho lịch trình của bạn có vẻ không cần thiết, nhưng nó giúp giữ cho nó rõ ràng và không bị choáng ngợp. Khi bạn tạo một nhiệm vụ hoặc sự kiện mới, bạn sẽ thấy một biểu tượng tròn có màu xanh lam theo mặc định. Nhấp vào nó để thay đổi màu xuất hiện trên lịch của bạn.

Không thích các tùy chọn bạn thấy? Nếu bạn đã cài đặt Tiện ích mở rộng Màu bổ sung (mở trong cửa sổ mới), hãy nhấp vào dấu cộng trong trường màu và dán giá trị hex từ Bộ chọn màu của Google (Mở trong cửa sổ mới).

Các phương pháp hay nhất để lập kế hoạch hàng tuần

Khi điền vào thời gian biểu, Oko-Odoi khuyên bạn nên thêm “những thứ không thể thương lượng” trước. Đây là những cuộc hẹn, cuộc hẹn và các sự kiện khác phải diễn ra vào một thời điểm và ngày cụ thể. Sau đó, bạn có thể điền vào các mục quan trọng khác từ danh sách việc cần làm của mình bằng cách kéo chúng từ Google Tasks hoặc bất kỳ ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng có liên quan nào khác.

Bắt đầu với những việc quan trọng nhất, dành đủ thời gian để bạn không vội vàng hoặc quá tải với quá nhiều công việc trong một ngày. Nếu bạn đang làm việc gì đó đặc biệt căng thẳng, hãy thử chia nhỏ nó thành các khối thời gian trong vài ngày. Thử nghiệm với cả hai loại khối thời gian để xem những gì bạn thích và sau đó sử dụng nó.

Ví dụ: blogger YouTube Jules Akri đánh dấu một số ngày nhất định trên lịch của mình là “ngày khoai tây” và những ngày khác là “ngày sáng tạo”. Vào Potato Days, Akri thực hiện các tác vụ chỉnh sửa và các tác vụ khác không yêu cầu phải có trên máy ảnh hoặc trông đẹp mắt. Ngày Sáng tạo dành để quay video và / hoặc tổ chức các cuộc họp.

Được giới thiệu bởi các biên tập viên của chúng tôi

Để tạo các nhãn giống như của cô ấy cho mỗi ngày, chỉ cần thêm sự kiện cả ngày vào lịch của bạn và gắn thẻ sự kiện đó cho phù hợp. Acree cũng có màu vàng tươi để làm cho chúng nổi bật, điều này đặc biệt hữu ích cho những người làm nghề tự do, những người đặt ra lịch trình làm việc của riêng họ. Nếu bạn muốn xem cách cô ấy mở rộng hơn nữa về triết lý tổ chức của mình, hãy xem video ở trên.

Đảm bảo rằng bạn có thời gian nghỉ giải lao. Làm việc trong năm giờ liên tục có thể tốt trên giấy tờ, nhưng bạn sẽ kiệt sức vào cuối cùng nếu bạn không tìm thấy thời gian để lùi lại. Đây là lúc tính năng nhắc nhở trở nên hữu ích – nếu bạn là kiểu người đắm mình trong công việc, hãy thử lên lịch nhắc nhở cho những khoảng thời gian nghỉ giữa ngày làm việc.

Lên lịch khối thời gian cho các cuộc gọi, bao gồm một vài phút thời gian chuẩn bị. Bằng cách này, bạn có thể thư giãn giữa các tác vụ và hoàn toàn tập trung khi đã đến lúc chuyển sang cuộc gọi Thu phóng đó. Bạn có thể đặt tên cho các khối này như “thời gian chuẩn bị” và tô màu chúng khác với các khối còn lại.

Cuối cùng, đôi khi mọi thứ đến từ hư không. Khi điều này xảy ra, bạn cần thời gian để giải quyết. Cố gắng dành thời gian phòng trường hợp bạn nhận được cuộc gọi đột xuất hoặc phải chuyển sang một nhiệm vụ ngoài kế hoạch. Làm điều này và bạn sẽ vẫn có thời gian và không gian để hoàn thành công việc kinh doanh ngân hàng cơ bản của mình.

Hãy thử nó cho mình

lịch Google

Bạn càng sử dụng Lịch Google, việc lập kế hoạch cho tuần của bạn càng trở nên dễ dàng hơn. Tìm hiểu tất cả những điều tinh tế, chẳng hạn như Phím nóng (mở trong cửa sổ mới), sẽ giúp lập kế hoạch trong ngày của bạn trực quan và dễ dàng. Xin nhắc lại, những điều cơ bản để lập kế hoạch một tuần với Lịch Google như sau:

  • Liệt kê các nhiệm vụ của bạn và tìm ra những nhiệm vụ nào đang lặp lại

  • Phân loại các nhiệm vụ này

  • Tạo lịch cho các danh mục này

  • Điền vào các lịch này với các nhiệm vụ của bạn

  • Các mặt hàng được mã hóa màu theo danh mục

Nếu bạn không chắc liệu hệ thống này có dành cho mình hay không, hãy dùng thử trong một tuần để tìm hiểu. Mở Lịch Google, chuyển sang chế độ xem tuần và chuyển sang tuần tiếp theo. Bạn cũng có thể cần thêm trợ giúp để loại bỏ phiền nhiễu, tránh trì hoãn và ngăn ngừa mệt mỏi để duy trì năng suất.

Hoàn thành lịch trình hàng tuần đã lên lịch của bạn và xem việc bám sát nó dễ dàng như thế nào. Để biết thêm thông tin, hãy xem các mẹo về lịch này và hướng dẫn của riêng bạn (mở trong cửa sổ mới).

Đánh giá Star
Nội dung tương tự:

Cách Chèn Ngắt trang trong Google Trang tính (Từng bước)

Hướng dẫn • 21/10/2022

Ngắt trang là điều cần thiết cho bất kỳ tài liệu nào bạn muốn in. Nếu không phải do ngắt trang, máy in của ...

Cách sao lưu thiết bị iPhone hoặc Android của bạn với Google One

Hướng dẫn • 06/10/2022

Nếu bạn cần sao lưu dữ liệu trên điện thoại di động của mình, bạn có thể sử dụng Google Drive cho thiết bị ...

Lệnh và kiểm soát tấn công mạng là gì?

Hướng dẫn • 03/05/2022

Các cuộc tấn công theo lệnh và kiểm soát cho phép tin tặc chiếm toàn bộ mạng hoặc biến các PC riêng lẻ thành ...

Cách in các ô đã chọn trong Google Trang tính (Từng bước)

Hướng dẫn • 20/10/2022

Phần mềm bảng tính như Google Spreadsheets thường có nhiều khía cạnh. Vì vậy, bạn có thể sử dụng cùng một phần mềm để ...