Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 11/12/2022

Giảm thiểu rủi ro cũng quan trọng đối với một doanh nghiệp như việc thực hiện các chiến lược và chính sách. Trong mọi chính sách kinh doanh, có những rủi ro chính mà chúng ta phải tính đến và giảm thiểu sự xuất hiện của chúng để tránh bị thua lỗ. Khi chúng ta không quản lý được rủi ro kinh doanh, nó sẽ trở thành một mớ hỗn độn lớn sẽ ảnh hưởng đến mọi thứ trong tổ chức.

Microsoft Office 365 cho phép bạn bảo vệ dữ liệu của mình trên đám mây. Với tính năng cộng tác và chia sẻ trực tuyến, cung cấp cho bạn khả năng lưu trữ trực tuyến, bạn có thể tin tưởng vào Office 365 khi lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của mình.

Nhưng bạn có thể hoàn toàn tin tưởng vào Microsoft Office 365 để giữ cho dữ liệu của mình an toàn 100% không? Tại sao những người dùng khác đang cân nhắc sao lưu dữ liệu Office 365 của họ?

Các mối đe dọa tiềm ẩn khi lưu trữ dữ liệu trong Office 365 mà không có bản sao lưu

Các mối đe dọa tiềm ẩn khi lưu trữ dữ liệu của bạn trong Office 365 mà không có bản sao lưuTín dụng hình ảnh: panumas nikhomkhai / Pexels

Office 365 cung cấp các dịch vụ đám mây cho phép bạn chia sẻ, cộng tác, quản lý, sắp xếp và lưu trữ tài liệu, bảng tính, bản trình bày, tệp, v.v. trực tuyến. Với các công cụ Microsoft Exchange Online và Microsoft SharePoint Online, bạn có thể tích hợp các ứng dụng khác nhau giúp giao tiếp, quản lý và cộng tác giữa những người dùng trong nhóm của bạn dễ dàng và hiệu quả hơn.

Rất tiếc, Microsoft Office 365 không cung cấp cho bạn quy trình sao lưu hiệu quả nhất mà bạn cần cho các tệp và tài liệu Office 365. Mặc dù Office 365 có các chính sách sao lưu, khôi phục, bảo vệ mục đã xóa và lưu giữ, nhưng điều đó không đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ không bị mất hoặc bị xâm phạm. Hãy xem những khả năng có thể xảy ra trong các sự cố khác nhau.

Trong một tổ chức, lỗi của người dùng là không thể tránh khỏi, ngay cả khi một đội ngũ hùng hậu đang làm việc với công việc kinh doanh của chúng tôi. Cần phải nói thêm, dù chúng ta làm tất cả các công việc nhưng không thể tránh khỏi những lỗi nhập và xóa dữ liệu có thể xảy ra.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn hoặc một trong những người dùng của bạn xóa một email? Mặc dù các mục đã xóa được gửi đến Khôi phục, nhưng có một số ngày giới hạn trước khi chúng bị hệ thống xóa hoàn toàn và vĩnh viễn. Miễn là bạn cố gắng khôi phục chúng trong thời gian quy định, bạn vẫn có thể giữ lại dữ liệu đã xóa. Nhưng những gì về các tập tin bị xóa không được chú ý?

Trong một số trường hợp, phần mềm độc hại có thể xóa sạch dữ liệu của bạn và xâm phạm tính bảo mật của bạn. Có thể mất vài ngày để các vi phạm bảo mật được khắc phục, làm tăng thêm tình trạng mất dữ liệu trên hệ thống của bạn.

Cả hai sự cố trên đều là các mối đe dọa từ bên ngoài có thể được giảm thiểu thông qua các nỗ lực như cải thiện đào tạo nhân viên và đầu tư vào các hệ thống bảo mật và quyền riêng tư ngày càng mạnh mẽ hơn. Nhưng dữ liệu kinh doanh của bạn có giá trị hơn những rủi ro bạn phải chịu nếu các phương pháp của bạn không được giải quyết.

Microsoft Office 365 cung cấp hàng trăm phiên bản trong trường hợp vô tình xóa dữ liệu hoặc quản lý tệp kém. Nhưng điều đó vẫn không đảm bảo khôi phục hiệu quả, đặc biệt nếu bạn có hàng trăm phiên bản để tìm hiểu.

Khi máy chủ bị lỗi, cũng có nguy cơ xảy ra sự cố đăng nhập trong Office 365 của bạn. Không thể đăng nhập và truy cập dữ liệu của bạn cũng sẽ gây ra hậu quả cho doanh nghiệp của bạn, đặc biệt nếu có các giải pháp khẩn cấp. Các vấn đề kỹ thuật như chứng chỉ hết hạn hoặc các chính sách khác và sự cố mạng là không thể tránh khỏi, ngay cả với Office 365.

Mặc dù MS Office 365 có những cách riêng để bảo vệ và lưu trữ tài liệu và tệp của bạn, nhưng nó cũng có những hạn chế và cung cấp khả năng sao lưu và bảo vệ dữ liệu sau khi mất. Những gì bạn đã mất trước đây có thể sẽ có rất ít cơ hội phục hồi.

Tại sao phải thu thập tất cả các cài đặt và nỗ lực bảo mật của bạn ở một nơi trong khi bạn luôn có thể tìm thấy một bản sao lưu khác? Những gì bạn cần là tìm kiếm một công cụ sao lưu của bên thứ ba sẽ đảm bảo rằng bạn có thể truy cập và khôi phục các tệp Office 365 của mình trong trường hợp có sự cố hoặc mối đe dọa trong tài khoản Microsoft 365 của bạn.

Lời hứa về dịch vụ sao lưu đám mây của bên thứ ba cho Microsoft Office 365

Lời hứa về dịch vụ sao lưu của bên thứ ba cho Microsoft Office 365 trên đám mâyNguồn ảnh: Monstera / Pexels

Việc mất dữ liệu sẽ chỉ ảnh hưởng đến chính sách và chiến lược kinh doanh của bạn. Với tầm quan trọng và giá trị của các tệp tài liệu của bạn, bạn cần phải có Sao lưu Office 365 để đảm bảo dữ liệu của bạn được an toàn và được bảo vệ khi hệ thống Office 365 của bạn gặp sự cố.

Microsoft có thể thực hiện các chính sách chia sẻ và chia sẻ tuyệt vời với các công cụ cộng tác và giao tiếp mạnh mẽ, nhưng không phải mọi thứ đều nằm trong tay họ. Khi nói đến khôi phục dữ liệu, bạn có rất nhiều trách nhiệm về nó.

Cách lý tưởng để sao lưu dữ liệu của bạn một cách hiệu quả là tuân theo quy tắc 3-2-1. Điều này có nghĩa là bạn cần có ba bản sao được lưu trữ trên hai nền tảng hoặc phương tiện khác nhau, với một trang bên ngoài. Nếu một trong các pháo đài dự phòng của bạn bị hỏng, bạn vẫn có một vị trí khác sẵn sàng cung cấp cho bạn các tệp bạn cần.

Ứng dụng sao lưu của bên thứ ba dành cho Microsoft Office 365 đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn an toàn và sẵn sàng. Office 365 Backup có giao diện dễ sử dụng giúp việc khôi phục dữ liệu trở nên đơn giản và nhanh chóng. Nó tập hợp tất cả các công cụ bạn cần, bao gồm cả quá trình kiểm tra đầy đủ dữ liệu của bạn và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót. Bạn luôn có thể khôi phục tất cả dữ liệu của mình bất kỳ lúc nào.

Giờ đây, bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với dữ liệu kinh doanh của mình nếu bạn đã có sẵn bản sao lưu Office 365 và đang hoạt động ở hậu trường. Tại sao phải thỏa hiệp và khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro khi bạn luôn có thể chịu trách nhiệm và toàn quyền kiểm soát nó? Chỉ cần đảm bảo rằng bạn tìm thấy giải pháp sao lưu Office đáng tin cậy phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Nội dung tương tự:

3 cách để mật khẩu bảo vệ tệp hình ảnh trong Windows 10

Hướng dẫn • 22/01/2023

Nội dung chính Phương pháp 1: Mật khẩu bảo vệ tệp hình ảnh trong Windows 10 bằng cách sử dụng Hệ thống tệp mã ...

Sửa lỗi Adobe Acrobat Reader không mở được tệp PDF trên Windows 10

Hướng dẫn • 10/12/2022

KHUYẾN KHÍCH: Tải xuống công cụ này để giúp bạn sửa các lỗi Windows phổ biến một cách an toàn và tự động tối ...

Cách nhận ưu đãi giảm giá dành cho sinh viên trên Paramount Plus

Hướng dẫn • 25/11/2022

Nếu bạn là sinh viên và muốn đăng ký dịch vụ phát trực tuyến, Paramount Plus sẽ giảm giá rất lớn cho bạn. Sinh ...

Cách ngăn người dùng thay đổi ngày và giờ trong Windows 10

Hướng dẫn • 16/11/2022

Nội dung chính Cách ngăn người dùng thay đổi ngày và giờ trong Windows 10 Khi bạn đã đặt ngày và giờ chính xác ...