Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 02/10/2022

Microsoft Word có thể là trình xử lý văn bản nổi tiếng nhất, nhưng Tài liệu dựa trên đám mây của Google đã dần dần lấn át phần mềm đáng kính của Redmond trong số những người dùng internet có ngân sách. Không chỉ miễn phí, nó còn cung cấp tính năng chia sẻ liền mạch và khả dụng trên mọi máy tính hoặc thiết bị di động có kết nối internet.

Thành công của Google đã thúc đẩy Microsoft cung cấp các phiên bản trực tuyến của bộ Office, cũng như phiên bản Microsoft Word miễn phí dành cho web. Và mặc dù Google Tài liệu không còn cung cấp bộ nhớ miễn phí không giới hạn, nhưng 15GB là rất nhiều tài liệu. Nếu bạn đã thay thế Word bằng Google Documents, hãy đọc để biết một số thủ thuật ẩn.

Khám phá các mẫu

thư viện mẫu google doc

Không biết bắt đầu từ đâu? Kiểm tra các mẫu bao gồm. Truy cập chúng từ Trang chính của tài liệu bằng cách di chuột qua biểu tượng dấu cộng ở góc dưới bên phải và nhấp vào biểu tượng Chọn mẫu xuất hiện. Hoặc bấm Tệp> Mới> Từ Mẫu trong tài liệu hiện có.

Các mẫu được nhóm theo mục đích và bao gồm các đề xuất dự án mẫu được định dạng, bản tin, nhiều văn bản pháp lý, thư mời làm việc, sơ yếu lý lịch, báo cáo trường học, v.v. Những người khác có thể có sẵn bằng cách cài đặt một số tiện ích bổ sung nhất định.

Mở khóa chỉnh sửa ngoại tuyến

chỉnh sửa ngoại tuyến

Khó khăn duy nhất với các dịch vụ đám mây là truy cập khi bạn không có kết nối internet, nhưng Google Docs hỗ trợ chỉnh sửa ngoại tuyến. Chọn Tệp> Cung cấp Ngoại tuyến và phiên bản mới nhất của tài liệu sẽ có sẵn để xem và chỉnh sửa khi bạn không kết nối. Khi kết nối được khôi phục, tất cả các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa tự động. Quay lại Tệp> Đặt ở chế độ Khả dụng Ngoại tuyến để tắt tính năng này bất kỳ lúc nào.

Xem lịch sử phiên bản

lịch sử phiên bản

Tất cả chúng ta đều muốn theo dõi các thay đổi đối với một tài liệu, đặc biệt nếu nó được chia sẻ bởi nhiều người. Bạn sẽ có thể quay ngược thời gian nếu ai đó vô tình xóa nội dung nào đó hoặc bạn vừa đổi ý. Đây là nơi lịch sử phiên bản của Google có ích.

Trong tài liệu của bạn, hãy nhấp vào liên kết “Sửa đổi lần cuối X ngày / giờ trước” ở trên cùng, mở Tệp> Lịch sử Phiên bản> Xem Lịch sử Phiên bản hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + Shift + H để xem danh sách các- thay đổi theo ngày và giờ. . Nếu nhiều thay đổi được thực hiện trong cùng một ngày hoặc trong một khoảng thời gian ngắn, các phiên bản này được nhóm thành các mục nhập lồng nhau dưới một mục nhập.

Để rõ ràng, các phiên bản có thể được đặt tên cụ thể. Nhấp vào nút radio ở góc trên cùng bên phải để hiển thị các phiên bản của tài liệu bạn đã đặt tên.

Tạo mục lục

ví dụ về mục lục với số trang trong tài liệu google

Mục lục với số trang

Đối với các tài liệu dài có thể hữu ích cho tổ chức, hãy đi tới Chèn> Mục lục và chọn một trong hai định dạng (số trang hoặc liên kết màu xanh lam).

Tài liệu sẽ tìm kiếm văn bản được tạo kiểu giống như một tiêu đề và đặt nó ở đầu trang với các liên kết đưa bạn đến phần đó. Bạn định dạng tiêu đề như thế nào? Đánh dấu văn bản, nhấp vào hộp Kiểu và chọn Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, Tiêu đề 3, v.v. (Hoặc đi tới Định dạng> Kiểu Đoạn.)

Nếu bạn đang tạo tiêu đề sau khi kéo trường mục lục vào tài liệu của mình, hãy nhấp vào biểu tượng Làm mới hình tròn bên cạnh mục lục để áp dụng các thay đổi. Bạn cũng có thể xem mục lục trong thanh bên.

google từ tài liệu

hộp tìm kiếm xuất hiện khi bạn nhấp vào một nút

Google Tài liệu giúp bạn dễ dàng nghiên cứu từ một cửa sổ. Nếu bạn cần tìm tệp Google Drive hoặc thông tin từ web, hãy nhấp vào nút Khám phá (nút trông giống như hình chữ nhật với hình thoi bên trong) ở góc dưới cùng bên phải của tài liệu.

Thao tác này sẽ mở ra một bảng điều khiển mới với thanh tìm kiếm nơi bạn có thể tìm kiếm trên web hoặc các tài liệu hiện có của mình. Sau này được gọi là Tìm kiếm trên đám mây cho tài khoản doanh nghiệp tại Nơi làm việc và Drive cho tài khoản cá nhân. Tại nơi làm việc, di chuột qua một mục nhập và nhấp vào dấu cộng để thêm liên kết đến tài liệu hoặc chèn hình ảnh. Để thêm một trích dẫn từ kết quả tìm kiếm trên web vào tài liệu của bạn, hãy di chuột qua nó và nhấp vào biểu tượng trích dẫn.

chèn chú thích vào tài liệu google từ tài khoản google cá nhân

quyền giao tiếp

Để chia sẻ tài liệu, hãy nhấp vào nút Chia sẻ màu xanh lam ở góc trên cùng bên phải và nhập địa chỉ email của tất cả người nhận. Để gửi liên kết trực tiếp đến tài liệu, hãy nhấp vào Sao chép liên kết để nhận liên kết có thể được chia sẻ, nhưng chỉ những người được thêm vào danh sách chia sẻ mới có thể mở liên kết đó.

Thay đổi quyền bằng cách nhấp vào Chia sẻ> Chỉnh sửa cho Bất kỳ ai có Liên kết, điều này sẽ cho phép bất kỳ ai có URL xem tài liệu, ngay cả khi bạn không nhập cụ thể địa chỉ email của tài liệu đó. Sau đó cho biết những người này là người đọc, người bình luận hay người biên tập. Để chặn sau này, hãy đổi thành Bị hạn chế.

Khi tất cả các quyết định đã được thực hiện, hãy nhấp vào Sao chép liên kết từ trang này để nhận một liên kết có thể chia sẻ.

Thêm phông chữ mới

thêm phông chữ

Google Tài liệu hỗ trợ hơn 30 phông chữ trong thanh công cụ với trình đơn thả xuống phông chữ, nhưng có những phông chữ khác bị ẩn trong tầm nhìn rõ ràng. Nhấp vào menu phông chữ và chọn “Thêm Phông chữ” ở trên cùng. Thao tác này sẽ mở menu các phông chữ khác phải được thêm vào Tài liệu trước khi chúng có thể được sử dụng.

Nhấp vào menu “Hiển thị: Tất cả Phông chữ” và chọn “Hiển thị” để xem trước phông chữ. Bấm vào một phông chữ để thêm nó vào danh sách các phông chữ hoạt động trong phần Phông chữ của Tôi. Bấm OK để lưu các phông chữ mới vào danh sách hoạt động.

Chèn các ký tự đặc biệt

vẽ một ký tự đặc biệt để Google có thể đề xuất nó

Có một số cách để nhập các ký tự đặc biệt trong Google Tài liệu. Mở Chèn> Ký tự đặc biệt cho cơ sở dữ liệu chứa các đối tượng mà bạn có thể chèn, bao gồm biểu tượng, biểu tượng cảm xúc, dấu chấm câu, ký hiệu và dấu trọng âm không dễ thực hiện với bàn phím tiêu chuẩn. Biết mình cần gì nhưng không biết nó gọi là gì? Hãy vẽ nó và Google Docs sẽ cung cấp cho bạn kết quả.

Một cách dễ dàng hơn để thực hiện việc này là sử dụng menu Thay thế, nơi bạn có thể nhập một từ và Google Tài liệu sẽ hiển thị một từ khác. Đi tới Công cụ> Tùy chọn> Thay thế và bạn có thể thêm ký tự vào cột “Thay thế”, ký tự này sẽ được thay thế bằng ký tự trong cột “C”, giống như bạn viết (c) để tạo ký hiệu ©.

menu thay thế nơi bạn nhập nội dung nào đó và google đề xuất một tùy chọn khác

Nhược điểm duy nhất là màn hình “Replacement” không cho phép bạn chọn trực tiếp một ký tự đặc biệt, nhưng ít nhất bạn có thể thêm nó vào tài liệu của mình và sao chép nó. Ví dụ: nếu bạn muốn dễ dàng tạo Ĉ, bạn có thể tạo thay thế trong đó cách viết “c ^” trở thành ký tự bạn muốn.

Nội dung tương tự:

Sửa mã lỗi lệnh in Canon 853 trong Windows 10/11

Hướng dẫn • 23/04/2022

KHUYẾN KHÍCH: Tải xuống công cụ này để giúp bạn sửa các lỗi Windows phổ biến một cách an toàn và tự động tối ...

Các tính năng bảo mật của Apple Watch: mọi thứ bạn cần để giữ quyền riêng tư của mình

Hướng dẫn • 22/04/2022

Ai có thể nghĩ rằng chiếc Apple Watch nhỏ bé có thể lưu trữ toàn bộ thế giới của chúng ta bên trong nó, ...

Cách cập nhật chương trình cơ sở hoặc phiên bản phần mềm trên máy đọc sách điện tử PocketBook

Hướng dẫn • 20/04/2022

Truy cập vào sách mới dễ dàng nhờ sách điện tử. Giờ đây, bạn có thể chỉ cần tải trực tiếp những cuốn sách ...

Cách tạo ảnh nền trong Word 2013

Hướng dẫn • 18/04/2022

Microsoft Word 2013 là một chương trình xử lý văn bản đầy đủ tính năng cho phép bạn tùy chỉnh tài liệu của mình ...