Hướng dẫn - Cập nhật lần cuối 11/04/2022

Tìm và thay thế văn bản trong một bảng tính lớn là một hình thức nghệ thuật. Để bạn mất ít thời gian hơn trong việc phân loại các kết quả không liên quan, bạn sẽ có thể thực hiện các tìm kiếm chính xác để tìm chính xác những gì bạn cần.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng hiệu quả tính năng tìm kiếm và thay thế của Google Trang tính để nhanh chóng tìm thấy những gì bạn cần và thay thế nó bằng chính xác những gì bạn cần.

Lợi ích của Tìm và Thay thế Google Trang tính

Tính năng Tìm và Thay thế trong Google Trang tính cho phép bạn tìm kiếm các giá trị cụ thể trên tất cả các sổ làm việc và thay thế chúng bằng bất kỳ giá trị nào bạn cần.

Điều tuyệt vời về tính năng Tìm và Thay thế là nó cung cấp cho bạn tùy chọn để thay thế tất cả các phiên bản của chuỗi tìm kiếm cùng một lúc hoặc thay thế từng phiên bản một.

Dưới đây là một số tiện ích khác mà bạn nhận được từ Google Trang tính:

  • Chúng cho phép bạn sử dụng các biểu thức chính quy để tìm kiếm các giá trị phù hợp với một mẫu cụ thể.
  • Chúng cho phép bạn sử dụng các ký tự đại diện để tìm kiếm các giá trị tương tự như chuỗi tìm kiếm.
  • Chúng cho phép bạn tìm kiếm trong công thức và kết quả công thức.
  • Bạn có tùy chọn để tìm kiếm các kết quả phù hợp ô chính xác hoặc các ô có chứa chuỗi tìm kiếm.
  • Bạn có tùy chọn để chỉ định nếu bạn muốn tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường.

Chúng tôi sẽ xem xét các ứng dụng trên với các ví dụ. Chúng tôi sẽ sử dụng một tập dữ liệu tưởng tượng (được hiển thị bên dưới) để thực hiện các tìm kiếm của mình:

Cách sử dụng tìm kiếm và thay thế trong Google Trang tính

Có ba cách để sử dụng tính năng Tìm và Thay thế trong Google Trang tính:

  • Đi tới Chỉnh sửa-> Tìm và Thay thế
  • Sử dụng phím tắt CTRL + H (trên PC Windows) hoặc CMD + SHIFT + H (trên Mac)
  • Sử dụng phím tắt CTRL + F (trên PC Windows) hoặc CMD + F (trên Mac)

Có sự khác biệt giữa phương pháp truy cập nhanh thứ nhất và thứ hai được đề cập ở đây. Khi bạn nhấn CTRL + H, bạn sẽ nhận được hộp thoại Tìm và Thay thế trong Google Trang tính.

Mặt khác, nhấn CTRL + F sẽ mở ra hộp tìm kiếm thông thường mà bạn có thể sử dụng bất kỳ lúc nào trên máy tính của mình.

Có một sự khác biệt nhỏ nhưng thường hữu ích khác. Hộp thoại Tìm và Thay thế trong Google Trang tính cho phép bạn tìm từng chuỗi tìm kiếm. Vì vậy, khi bạn nhấp vào nút “Tìm” trong hộp thoại, bạn chỉ có thể thấy lần xuất hiện đầu tiên của chuỗi tìm kiếm trong trang tính của mình.

Để xem lần xuất hiện tiếp theo, bạn cần nhấp vào nút “Tìm Tiếp theo”. Vì vậy, nó không thực sự cho bạn cơ hội biết có bao nhiêu trường hợp của một chuỗi tồn tại cho đến khi bạn thay thế tất cả chúng.

Mặt khác, nếu bạn đang sử dụng trường tìm kiếm thông thường, bạn có thể thấy tất cả các trường hợp của chuỗi tìm kiếm được đánh dấu, bạn có thể điều hướng từng trường một bằng cách sử dụng các mũi tên lên và xuống.

Sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế trong Google Trang tính

Hộp thoại Tìm và Thay thế cung cấp một số tùy chọn để tinh chỉnh việc tìm kiếm và thay thế các phiên bản tìm thấy của chuỗi tìm kiếm. Hãy xem xét từng tùy chọn một bằng cách sử dụng các ví dụ tìm kiếm khác nhau.

Đồng thời tìm và thay thế tất cả các lần xuất hiện của chuỗi tìm kiếm

Đây là bảng tính mà chúng tôi muốn làm việc lại:

Giả sử bạn muốn thay thế tất cả các lần xuất hiện của chuỗi tìm kiếm “Sản xuất” bằng chuỗi “Sản phẩm”.

  • Nhập thông tin sau vào hộp thoại Tìm và Thay thế:
    • Nakhodka: Sản xuất
    • Thay thế bằng: Sản phẩm
    • Tìm kiếm: trang này
  • Tại thời điểm này, bạn có thể để trống hoặc bỏ chọn tất cả các trường khác.
  • Nhấp vào nút “Thay thế Tất cả”.
  • Bạn sẽ thấy thông báo về số lượng phiên bản của chuỗi tìm kiếm đã được tìm thấy và thay thế.
  • Nhấp vào Xong.

Bây giờ bạn sẽ thấy rằng tất cả các lần xuất hiện của từ “Sản xuất” đã được thay thế bằng từ “Sản phẩm”.

Ghi chú. Tôi lưu ý rằng hộp thoại Tìm và Thay thế cho phép bạn tìm chính xác những gì bạn cần, trên một trang tính nhất định, trên tất cả các trang tính hoặc thậm chí trong bất kỳ phạm vi ô nào đã chọn. Để làm điều này, bạn chỉ cần chọn danh sách thả xuống có mũi tên bên cạnh “Tìm kiếm” và chọn tùy chọn mong muốn.

Thay thế từng phiên bản chuỗi tìm kiếm

Bây giờ, giả sử bạn muốn thay thế chuỗi “Hoạt động” bằng các số khác cho bộ phận hoạt động, chẳng hạn như “Hoạt động-1” và “Hoạt động-2”.

Trong những trường hợp như vậy, không có ý nghĩa gì khi thay thế tất cả các lần xuất hiện của từ “Hoạt động” cùng một lúc. Để thay thế từng trường hợp chuỗi tìm kiếm, hãy làm như sau:

Đây là bảng tính bây giờ sẽ trông như thế nào:

Khớp tất cả nội dung ô

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn thay thế tất cả các trường hợp của tên “Paul Lee” bằng tên “Paula Lee”?

Lưu ý rằng khi tìm kiếm tên “Paul”, chức năng Tìm và Thay thế sẽ xem xét cả hai tên “Paul Lee” và “Paul Rodriguez”.

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn thay thế các trường hợp tên “Paul Lee” chứ không phải “Paul Rodriguez” xuất hiện, bạn cần thực hiện như sau:

  • Đi tới Trình chỉnh sửa-> Tìm và Thay thế.
  • Nhập thông tin sau vào hộp thoại Tìm và Thay thế.
  • Tìm: Paul Lee
  • Thay thế bằng: Paula Lee
  • Tìm kiếm: trang này
  • Chọn hộp bên cạnh Khớp Tất cả Nội dung.
  • Nhấp vào nút “Thay thế Tất cả”.
  • Bạn sẽ thấy thông báo về số lượng phiên bản của chuỗi tìm kiếm đã được tìm thấy và thay thế.
  • Nhấp vào Xong.

Bạn sẽ tìm thấy tất cả các lần xuất hiện của tên “Paul Lee” được thay thế bằng tên “Paula Lee”.

Lưu ý: Nếu bạn cũng muốn tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường, bạn sẽ cần chọn hộp bên cạnh tùy chọn “Phân biệt chữ hoa chữ thường”.

Đối sánh Cụm từ Thông dụng

Tùy chọn tuyệt vời mà bạn nhận được với hộp thoại Tìm và Thay thế là khả năng sử dụng biểu thức chính quy (Regex) để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn. Bằng cách sử dụng này, bạn có thể tìm kiếm các chuỗi phù hợp với một mẫu cụ thể, chẳng hạn như định dạng id, địa chỉ email hoặc URL.

Biểu thức chính quy là gì?

Biểu thức chính quy là một chuỗi các ký tự, bao gồm ký tự, chữ cái và số, được kết hợp thành một chuỗi tìm kiếm.

Một biểu thức chính quy thường được đặc trưng bởi một số ký tự đặc biệt nhất định, còn được gọi là “siêu ký tự”. Dưới đây là một số ví dụ về siêu ký tự mà bạn có thể sử dụng:

Tìm và thay thế các chuỗi văn bản bắt đầu bằng một bảng chữ cái cụ thể

Giả sử bạn muốn tìm tất cả các tên bắt đầu bằng chữ “P”. Giả sử bạn muốn thay thế tên bằng từ “bí mật”. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng regex ^ P [a-zA-Z] + $ để tìm tất cả các tên bắt đầu bằng P.

Lưu ý rằng các ký tự “[a-zA-Z].

Dưới đây là các bước bạn cần làm theo để sử dụng biểu thức chính quy này trong hộp thoại Tìm và Thay thế:

  • Chọn cột Tên (phạm vi A2: A8).
  • Đi tới Trình chỉnh sửa -> Tìm và Thay thế.
  • Nhập các chi tiết sau:
  • Tìm: ^ P [a-zA-Z] + $
  • Thay thế bằng: đã phân loại
  • Tìm kiếm: phạm vi cụ thể
  • Chọn hộp bên cạnh tùy chọn “Tìm kiếm bằng cách sử dụng cụm từ thông dụng”.
  • Bạn sẽ nhận thấy rằng hộp kiểm bên cạnh “Phân biệt chữ hoa chữ thường” cũng được chọn tự động.
  • Nhấp vào nút “Thay thế Tất cả”.
  • Bạn sẽ thấy thông báo về số lượng phiên bản của chuỗi tìm kiếm đã được tìm thấy và thay thế.
  • Nhấp vào Xong.

Bạn nên tìm tất cả các tên bắt đầu bằng chữ “P” được thay thế bằng từ “phân loại”.

Tìm kiếm theo công thức

Thông thường, chức năng Tìm và Thay thế chỉ đơn giản là tìm kiếm nội dung của các ô và kết quả của các công thức. Nếu bạn cũng muốn xem liệu cụm từ tìm kiếm của mình có trong công thức ô thực hay không, thì cũng có một tùy chọn cho điều đó.

Trong ví dụ của chúng tôi, nếu bạn nhìn vào nội dung của cột E, bạn sẽ nhận thấy rằng chúng tôi đã sử dụng một công thức để tính tổng và sau đó hiển thị nó cùng với hàng “duy nhất”.

Giả sử bạn muốn xóa từ “chỉ” khỏi tất cả các công thức. Để thực hiện việc này, bạn cần làm theo các bước sau:

  • Đi tới Trình chỉnh sửa-> Tìm và Thay thế.
  • Nhập dữ liệu sau vào hộp thoại Tìm và Thay thế (vì chúng tôi muốn xóa từ “chỉ”, chúng tôi chỉ để trống trường “Thay thế bằng”:
  • Tìm: chỉ
  • Thay thế:
  • Tìm kiếm: trang này
  • Chọn hộp bên cạnh “Cũng tìm kiếm trong công thức”.
  • Nhấp vào nút “Thay thế Tất cả”.
  • Bạn sẽ thấy thông báo về số lượng phiên bản của chuỗi tìm kiếm đã được tìm thấy và thay thế.
  • Nhấp vào Xong.

Bạn sẽ tìm thấy tất cả các lần xuất hiện của từ “chỉ” bị loại bỏ khỏi công thức (và do đó là kết quả của công thức).

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã thảo luận về các chiến lược khác nhau để giúp bạn tìm thấy những gì bạn cần một cách nhanh chóng và hiệu quả để sau này bạn có thể thay thế nó bằng những gì bạn cần.

Hộp thoại Tìm và Thay thế trong Google Trang tính là một công cụ rất có giá trị. Nó cung cấp cho bạn một số tùy chọn, bao gồm khả năng thay thế một số hoặc tất cả các lần xuất hiện của một chuỗi tìm kiếm, tìm kiếm các chuỗi tuân theo một mẫu và xem các công thức.

Cách tốt nhất để thành thạo công cụ này là thông qua thực hành. Theo thời gian, bạn sẽ thấy mình ngày càng giỏi hơn trong việc đưa ra chuỗi tìm kiếm phù hợp để bạn có thể tìm kiếm và thay thế một cách dễ dàng và chính xác.

Nội dung tương tự:

Cách đánh thức bản nhạc yêu thích của bạn

Hướng dẫn • 09/04/2022

Tất cả chúng ta đều yêu thích âm nhạc và chúng ta đều cần thức dậy vào buổi sáng. Tại sao không kết hợp ...

Cách xóa mật khẩu để mở / sửa đổi tệp Excel 2010-2016

Hướng dẫn • 21/04/2022

Nội dung chính Phần 1: Cách loại bỏ “Mật khẩu để mở” trong tệp Excel Phần 2: Làm thế nào để loại bỏ “Mật ...

Cách xuất hiện ngoại tuyến trên Facebook Messenger (3 bước đơn giản)

Hướng dẫn • 02/04/2022

Trong Facebook Messenger, bạn sẽ có thể xem ai đó đang ngoại tuyến hay trực tuyến. Tuy nhiên, bạn phải bật trạng thái hoạt ...

Cách thêm nhạc vào câu chuyện trên Instagram

Hướng dẫn • 31/03/2022

Các câu chuyện trên Instagram rất dễ tạo, nhưng chúng có thể mất rất nhiều suy nghĩ nếu bạn muốn làm cho chúng thực ...